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BizTravel-Serie „Reiseeinkauf“ (0)

So rentiert sich die Hotelrate

von Oliver Graue, 11.05.2018, 10:31

Wann lohnen sich bei Hotels noch Firmenraten? Und auf was ist dabei zu achten? BizTravel setzt seine neue Serie „Moderner Travel-Einkauf“ fort.

Foto: (M) Gettyimages, BizTravel

Für Monica Trestian, Travel Managerin des Spezialchemie-Herstellers Sika, ist es ein ständiges Ärgernis: Mit zahlreichen Hotels hat sie Firmenraten vereinbart – doch „trotz klarer Verträge stehen uns diese Raten längst nicht immer zur Verfügung“. Obwohl die Sonderpreise in die Portale eingepflegt würden, seien sie häufig nicht buchbar. Folge: Das Unternehmen muss auf meist teurere Marktpreise zurückgreifen.

Hinzu kommen die immer längeren Ausschlusszeiten etwa zu Messen, in denen die verhandelten Raten nicht gelten. Streitigkeiten zwischen den auf Provision angewiesenen Drittportalen einerseits und den Hotelketten andererseits, die provisionsfreie Nettoraten bevorzugen, tun ihr Übriges. Am Ende steht die Frage: Lohnt sich überhaupt noch der Aufwand, mit Hotels Firmenraten auszuhandeln? Die Antwort ist – wie so oft – nicht einfach. BizTravel gibt Tipps.

1. Markt- oder Firmenpreise?

Hoher Wettbewerb auf der einen Seite und zeitintensive Gespräche auf der anderen: Die meisten Firmen buchen ihre Hotels längst zu tagesaktuellen Marktpreisen. Experten betrachten dies als die beste Lösung, wenn im betreffenden Hotel weniger als 100 Nächte pro Jahr verbracht werden. Wird diese Grenze überschritten, rentieren sich meist Sonderraten. Oft ist dies bei Hotels in der Nähe des Firmensitzes, von Niederlassungen oder bei großen Kunden der Fall. Markus Grasel zum Beispiel, Travel Manager der A1 Telekom Austria, handelt derartige Raten mit etwa 70 Häusern aus. Diese aber müssen von den Kollegen nicht gebucht werden: Wenn sie sich an das Preislimit von 90 Euro (Österreich, Deutschland) und 150 Euro (Ausland) halten, dürfen sie sich ihr Hotel frei aussuchen. „Mindestabnahmen oder Sanktionen, falls man einen Garantieumsatz nicht einhält, akzeptieren wir daher nicht“, sagt Grasel. Firmenraten können sich übrigens auch bei zeitlich fest umrissenen Projekten lohnen, selbst bei weniger als 100 Nächten – vor allem im Ausland.

2. Daten analysieren

Analysieren Sie Ihre Reisedaten! Auch wenn es manchmal umständlich sein kann, sollte man zumindest grob wissen, wie hoch die Hotelausgaben des Unternehmens sind und in welchen Städten Schwerpunkte liegen. Mögliche Datenquellen sind die Buchhaltung (Reisekostenabrechnung), der Reisebüropartner, das Kreditkarten-Reporting oder die Hotels selbst. In einem zweiten Schritt lässt sich feststellen, wo sich das Volumen auf weniger Hotels bündeln ließe, so dass sich für diese jeweils eine Zahl von mehr als 100 Nächten erreichen lässt. Beziehen Sie auch das Übernachtungsvolumen bei Tagungen (MICE) mit ein.

3. Auf Bewährtes setzen

Schreiben Sie unter den Hotels aus, die Ihre Reisenden auch bislang schon nutzen. Aus ihrer Erfahrung wissen sie am besten um die Qualität der einzelnen Häuser. Wenn Sie trotzdem Hotels dazunehmen – etwa frisch eröffnete –, achten Sie darauf, dass der Zielort Ihrer Reisenden von dort gut erreichbar ist.

4. Mehr heißt nicht billiger

Mehr Volumen bedeutet nicht bessere Preise. Hoteliers werden immer nur einen Teil ihrer Zimmer zu einer günstigen Firmenrate bereitstellen und die anderen teurer verkaufen, um einen für sie akzeptablen Durchschnittspreis zu erreichen. Fordern Sie in der Ausschreibung daher am besten mehrere Preise an – etwa für 100, 200 und 300 Nächte, je nachdem, wie gut Sie sich die Steuerung zutrauen. Bei großen Häusern erzielen sie mit mehr Nächten natürlich bessere Preise.

5. Schlank abfragen

Für kleinere oder mittlere Unternehmen reicht in aller Regel eine schlanke Excel-Abfrage per Mail. Geben Sie die Zahl der benötigten Nächte an und fragen Sie nach den Zimmerraten. Die Preise für Frühstück, W-LAN und eventuell Parken sollte das Hotel getrennt angeben. Sie sollten all dies dann aber zu einer Rate zusammenrechnen, die als Vergleich dient.

6. MICE einbeziehen

Zu besseren Konditionen trägt es oft bei, wenn die Firma auch ihr Tagungsvolumen in die Verhandlungen einbezieht. „Ich erziele sehr gute Vertragsergebnisse, wenn die Business-Travel- und MICE-Verhandlungen verknüpft werden“, berichtet Peggy Gabriel, Travel Managerin bei Vattenfall. Dabei lassen sich die Volumen in der Regel zwar nicht einfach addieren, um so auf einen noch günstigeren Zimmerpreis zu kommen. Doch wirkt sich die Menge sowohl auf den Einzel- als auch auf den MICE-Tarif positiv aus. Verhandeln Sie bei dieser Gelegenheit auch die Höhe der Tagungspauschalen.

7. Messezeiten beachten

Ein Problem stellen häufig die Messe- oder andere Ausschlusszeiten dar, für welche die Firmenraten nicht gelten. In Städten wie Frankfurt, München oder Düsseldorf können hier viele Wochen oder gar Monate zusammenkommen. Fragen Sie bereits in der Ausschreibung nach diesen Zeiten (geben Sie am besten eine bestimmte Höchstanzahl vor) und den dann geltenden Preisen. Sind Sie häufig zu Messeterminen unterwegs, kann sich der Einsatz spezieller Software wie Tradefairs (DER Business Travel) lohnen. Sensibilisieren Sie in jedem Fall Ihre Reisenden, bei Terminvereinbarungen von vornherein auf Messezeiten zu achten und diese zu vermeiden.

8. Ratenladung prüfen

Falsch oder gar nicht geladene Firmenraten sind immer wieder ein Ärgernis. Untersuchungen zeigen, dass bis zu einem Viertel der oft mühsam ausgehandelten Tarife nicht den Weg in die Buchungssysteme der Firma findet. „Nach unserem Gefühl ist die Quote sogar noch höher“, sagt Inge Pirner, Travel Managerin des Nürnberger IT-Dienstleisters Datev. „Zudem passiert es, dass ursprünglich korrekt geladene Raten auf einmal wieder falsch angezeigt werden.“ Die Gründe sind menschlicher wie technischer Natur. Trotz des mitunter hohen Aufwands sollten Travel Manager regelmäßig prüfen, ob die Raten richtig geladen sind. Inge Pirner verlangt von den Hotels mittlerweile nicht mehr nur die Fehlerkorrektur, sondern auch die Rückzahlung des zu viel entrichteten Betrags.

9. LRA muss nicht sein

Wer sicherstellen will, dass er auch bei hoher Hotelauslastung ein Zimmer zur vereinbarten Firmenrate erhält, verhandelt die „Last Room Availibility“ (LRA). Das kostet zwar einen Aufschlag, allerdings garantiert das Hotel der Firma damit auch das „letzte freie Zimmer“. Doch Vorsicht: Eine solche Verfügbarkeitsgarantie gilt nur für die jeweils verhandelte Zimmerkategorie. Wer sie auf andere Kategorien – etwa Deluxe-Räume oder Junior-Suiten – ausgedehnt haben will, muss dies extra vereinbaren und bezahlen. Und: Nachprüfen lässt sich das natürlich alles nicht. Einer Auswertung des Geschäftsreiseanbieters CWT zufolge zahlen Firmen für die LRA durchschnittlich 5% Aufschlag. Bei Hotelausgaben von 1 Mio. Euro pro Jahr sind dies immerhin 50.000 Euro. CWT rät, auf die LRA zu verzichten und stattdessen lieber mehrere Hotels vor Ort zu nutzen.

10. Kanalfrage klären

Fakt ist: Wer konsolidierte Daten benötigt, tut gut daran, einen festen Buchungskanal für Hotelreservierungen vorzuschreiben. Dies kann die jeweilige Online-Buchungssoftware (OBE) sein, über die auch die Flüge beschafft werden. Alternativ kommen der Reisebüro-Partner oder auch ein Hotel-Buchungsportal in Frage. Erfahrungsgemäß gelingt es aber nur sehr wenigen Firmen, die Reisenden wirklich auf den definierten Kanal zu steuern: Gerade bei Hotels ist der „Wildwuchs“ weit verbreitet, was Buchungen angeht. Wer daher nicht auf konsolidierte Daten angewiesen ist, bucht mittlerweile – seit dem Verbot der sogenannten Bestpreis-Klausel 2016 – direkt bei den Hotels oft billiger als über die Online-Plattformen.

11. Do it yourself?

Reisebüros und Online-Portale bieten Unternehmen an, den kompletten Hoteleinkauf zu übernehmen – von der Bedarfsanalyse über die Ausschreibung und die Ratenverhandlung bis zur Integration der Partner im System. Ob sich ein solches Outsourcing lohnt, ist pauschal nicht zu sagen. Einerseits erspart es den Firmen unter Umständen großen Aufwand und damit Zeit. Andererseits machen sie sich vom jeweiligen Partner abhängig und hätten selbst möglicherweise noch bessere Preise erzielt.

Zu denen, die den Hoteleinkauf an HRS ausgelagert haben, gehört Siemens. Der Münchner Konzern will auf diese Weise den Aufwand im eigenen Haus verringern und somit Personalkosten einsparen. Zudem soll der Dienstleister aber auch die Zufriedenheit der Reisenden durch einfachere Buchungsprozesse erhöhen. Siemens gibt jährlich 3 Mio. Euro für Übernachtungen aus.

Ganz anders sieht es Thomas Bethmann, der sich beim Münchner Beratungs- und IT-Spezialisten msg um die Geschäftsreisen kümmert. „Die besten Hotelraten erzielen wir eindeutig, wenn wir mit den Hoteliers selbst verhandeln“, sagt Bethmann. „Ich kann das allen Kolleginnen und Kollegen nur empfehlen.“

12. Sharing besser meiden

Sharing-Economy-Konzerne wie Airbnb werben verstärkt um die lukrative Klientel der Geschäftsreisenden. Doch europäische Firmen zeigen dem US-Giganten nach wie vor die kalte Schulter: Eine Umfrage des Geschäftsreiseanbieters GBT zufolge haben lediglich 7% der Firmen vor, Airbnb in den kommenden Monaten eventuell zu nutzen. 38% lehnen das Portal hingegen ab. Grund sind Sicherheitsbedenken. So gelten bei Privatzimmern anders als für Hotels keine strengen Brandschutzvorschriften. Auch ist Datenschutz kaum gegeben. „Wir lehnen aus Haftungsgründen beispielsweise Airbnb komplett ab“. sagt Claudia Kölmel, Travel Managerin bei SEW Eurodrive.

13. Bestpreis vor Rate

Ob Sie die Buchung zur Firmenrate zur Pflicht machen oder immer die niedrigste Tagesrate wählen, auch wenn diese weder stornier- noch umbuchbar ist, ist eine Frage der Unternehmenspolitik und gehört in die Reiserichtlinien. Viele Berater empfehlen die Firmenrate als Sicherheitsgurt für Tage mit hohen Marktpreisen. In keinem Fall sollten Sie in Hotelverträgen einen Malus akzeptieren, also eine „Strafzahlung“ dafür, wenn die vereinbarte Zahl an Nächten nicht erreicht wird.

14. Storno bis 18 Uhr

Manche Hotelketten haben in den vergangenen Monaten eine striktere Storno-Politik angekündigt: Die bisher meist kostenlose Stornierung bis 18 Uhr des Anreisetages ersetzen sie durch eine 48- oder sogar 72-Stunden-Frist. Das richtet sich vor allen an Privatreisende, die mitunter für dieselbe Nacht mehrere Hotels buchen, weil sie sich nicht festlegen wollen, und die nicht benötigten Unterkünfte erst kurz vor der Anreise kündigen. Diese bleiben auf den Zimmern meist sitzen. Firmenkunden sollten in ihren Vertragsverhandlungen in jedem Fall auf das 18-Uhr-Storno bestehen – zumal es auch für die Hotels bei Geschäftsreisen in aller Regel unkritisch ist.

15. Zentral bezahlen

Anders als Flüge oder Bahn werden Hotels in aller Regel nicht bei der Buchung bezahlt, sondern erst bei Abreise. Das heißt, die Reisenden strecken das Geld vor und holen es sich über die Reisekostenabrechnung zurück. Einfacher ist die zentrale Bezahlung: Über eine Reisestellenkarte – oft virtuell – wird auch das Hotel bereits bei der Buchung abgerechnet. Sowohl Airplus als auch American Express bauen diesen Service derzeit aus. Für die Reisenden entfällt damit die Bezahlung vor Ort. Und die Firma kommt wirklich nur für das auf, was in den Richtlinien definiert ist – Extra-Leistungen müssen die Mitarbeiter selbst im Hotel begleichen.

Experten-Tipp: Die Bedarfsanalyse

Carsten Knauer, BME.
Foto: Privat

Aus dem klassischen achtstufigen Einkaufsprozess reißt Carsten Knauer, Leiter der BME-Fachgruppe Travel, den ersten Schritt an: die Bedarfsanalyse oder Abfrage der Bedarfsträger. Folgendes gilt für die interne Abfrage, aber auch für die Ableitungen aus der Analyse der Bedarfserhebung.

Rahmen- oder Einzelvertrag: Beantworten Sie gleich zu Beginn die Frage: Wird aufgrund hoher Bedarfe ein Rahmenvertrag angestrebt oder – etwa bei einer einmaligen mehrtägigen Schulung – ein Einzelvertrag mit dem jeweiligen Partner?

Geografie und Lage: In der Nähe welcher Standorte und Niederlassungen werden Hotels benötigt? Befinden sich die Ziele in der Stadt oder im ländlichen Raum? Wird eine Erreichbarkeit mit ÖPNV im Stadtzentrum gewünscht oder besser eine Autobahnanbindung im Industriegebiet am Stadtrand? Der Einkauf sollte hier das Thema Total Cost of Trip ins Spiel bringen: Die Übernachtung in einem preisgünstigen Hotel am Stadtrand kann am Ende teurer sein als ein eventuell höherpreisiges Business-Hotel in der City – nämlich dann, wenn etwa Taxifahrten nötig sind. Zudem wirkt gerade bei mehrtägigen Aufenthalten das abgeschiedene Hotel nicht auf jeden Reisenden motivierend. Die Bewertung der Total Cost of Trip sollte daher auch eine Nutzenkomponente enthalten.

Zimmer und Tagungsräume: Wichtige abzufragende und später zu analysierende Themen sind hier: Welche Ausstattungsmerkmale werden gewünscht, und welche sind verfügbar? Das reicht von Tageslicht im Sitzungssaal bis zu Bettengröße, -länge und -breite. Gibt es Allergikerzimmer? Und sind Hotel, Saal, Zimmer und Bad barrierefrei? Sind die Räume klimatisiert? Besondere Anforderungen können sein: hohe Diskretion, Geheimhaltungsvorkehrungen oder Nachhaltigkeit. Und es geht um die Hotelgröße: Wie viele Zimmer/Tagungsräume sind vorhanden? Sind Veranstaltungen überhaupt möglich – und wenn ja, welcher Art? Wie groß sind die Tagungsräume? Sind sie flexibel, erweiterbar?

Pauschalen: Welche Pauschalen gibt es? Sind sie netto oder brutto ausgewiesen? Sind W-LAN, Technik und Parken enthalten? Sind die Zimmerraten inklusive Frühstück und eventuell auch W-LAN und Minibar? Die Pauschalen mit möglichen Bausteinpreisen gegenchecken!

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