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Kilometerpauschale (0)

Dienstreisen mit dem privaten Pkw

von Oliver Graue, 12.08.2016, 08:00

Wer mit seinem privaten Auto dienstliche Fahrten unternimmt, kann sich die Reisekosten von seinem Unternehmen oder vom Finanzamt erstatten lassen: Er kann für die Entfernungskilometer die sogenannte Kilometerpauschale (km-Pauschale) absetzen, seit kurzem auch unabhängig vom Verkehrsmittel. Das Kilometergeld für Mitfahrer oder Radfahrer fiel allerdings mit der Reisekostenreform von 2014 weg.

Wer mit seinem privaten Auto dienstlich unterwegs ist, kann die sogenannte Kilometerpauschale geltend machen.
Foto: Digital Vision

1. Kilometerpauschale (km-Pauschale) auf Dienstreise

Arbeitnehmer, denen es die Reiserichtlinie ihres Unternehmens gestattet, das Privatfahrzeug für Geschäftsreisen zu nutzen, setzen in ihrer Reisekostenabrechnung - wenn nicht anders vereinbart - eine Kilometerpauschale an. Wird ihnen das Kilometergeld nicht vom Unternehmer, also von ihrem Arbeitgeber, gezahlt, können sie die Fahrtkosten für geschäftliche Anlässe unter Umständen als Werbungskosten von der Steuer absetzen. Ähnliches gilt für den Verpflegungsmehraufwand: also die Aufwendungen, die zusätzlich anfallen, weil der Arbeitnehmer sich unterwegs auf Dienstreise verpflegt.

Wichtig ist es dabei, die jeweils aktuellen gesetzlichen Regelungen im Steuerrecht genau im Auge zu behalten und regelmäßig Ratgeber zu konsultieren. Denn seit 2014 richtet sich die Höhe der km-Pauschale nicht mehr nach der Art des benutzten Fahrzeugs. Es ist für die Steuer auch nicht entscheidend, ob Ihnen tatsächlich Fahrtkosten entstanden sind.

Das heißt: Selbst wenn Sie nicht mit ihrem Kfz, sondern mit öffentlichen Verkehrsmitteln wie Bus und Bahn unterwegs sind, können Sie nun im Regelfall den vollständigen Betrag der Pauschale ansetzen. Im Rahmen der Reisekostenreform wurden die Richtlinien für die Kilometerpauschale auch dahingehend angepasst, dass es für Mitfahrer kein zusätzliches Kilometergeld mehr gibt - bisher konnten Arbeitnehmer für mitgenommene Personen zusätzliche 0,02 Euro pro km absetzen.

Für Arbeitnehmer, die als Verkehrsmittel das Fahrrad zur Dienstfahrt nutzen, galt bis Ende 2013 eine Kilometerpauschale von 0,05 Euro pro km. Diese fiel ebenfalls weg, denn nun sind die km-Pauschalen gesetzlich normiert und nur noch für Kfz und motorbetriebene Fahrzeuge vorgesehen. Die Reform macht die Pauschale somit übersichtlicher; einen Rechner braucht man nun nicht mehr.

2. Pendlerpauschale/Entfernungspauschale für den Weg Wohnung–Arbeitsstätte

Von der Kilometerpauschale für Geschäftsreisen zu unterscheiden ist die Pendlerpauschale, offiziell Entfernungspauschale genannt. Die Kilometerpauschale wird generell bei der Reisekostenabrechnung mit dem Arbeitgeber verwendet. Die Entfernungspauschale dagegen gilt für die regelmäßige Strecke zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte und wird in aller Regel nicht vom Unternehmer erstattet. Laut deutschem Steuerrecht lässt sie sich aber ebenso wie die Werbungskosten in der jährlichen Steuererklärung ansetzen. Die Ausgaben werden also vom Finanzamt bei der Ermittlung der tatsächlich zu zahlenden Steuer angerechnet!

Für jeden gefahrenen Kilometer zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte gelten dann 0,30 Euro. Allerdings darf bei der Pendlerpauschale nur die einfache Strecke zur Arbeitsstätte angesetzt werden und dies auch nur einmal täglich. Zudem ist bei der Steuer die Zahl der Tage auf 220 im Jahr begrenzt. Der Rest wird als arbeitsfreie Wochenenden, Feiertage, Urlaub und Krankheitstage gerechnet.

Die Entfernungspauschale gilt unabhängig vom Verkehrsmittel, also nicht nur für Autofahrer mit eigenem Pkw. Sie wird gleichermaßen für Nutzer des öffentlichen Nahverkehrs, für andere Kfz-Arten, für Fahrradfahrer und für Fußgänger angesetzt.

Exkurs: Entfernung von Anfang an absetzbar

Das Bundesverfassungsgericht hat in einem Urteil festgestellt, dass die Entfernungspauschale bei der Steuer von Anfang an gezahlt werden muss. Die Regierung hatte ursprünglich vorgesehen, sie erst für solche Autofahrer steuerlich absetzbar zu machen, die mindestens 21 Kilometer von ihrer Arbeit entfernt wohnen. Das Bundesverfassungsgericht widersprach dem Vorhaben aber - die Aufwendungen kann der Arbeitnehmer nun von Anfang an absetzen, ganz egal, wieviele km die Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte beträgt.

In der Regelung des Steuerrechts zur Pendlerpauschale zeigt sich allerdings auch der finanziell interessante Aspekt an Auswärtstätigkeiten (km-Pauschale): Sie werden steuerlich erheblich besser honoriert, als wenn man seine Arbeit immer an derselben Tätigkeitsstätte verrichtet, wofür wie beschrieben nur die Entfernungspauschale (Pendlerpauschale) angesetzt werden darf.

3. Tatsächliche Kosten oder Pauschalen ansetzen

3.1 Pauschale wählen

Grundsätzlich gilt: Wenn Sie Fahrten bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit (Geschäftsreise oder Dienstreise) mit eigenem Fahrzeug unternehmen, können Sie zwischen zwei Optionen wählen. Das Steuerrecht erlaubt es, dass Sie entweder die tatsächlich entstandenen Kosten als Werbungskosten ansetzen. Oder Sie machen alternativ (nicht gleichzeitig!) einfach die Reisekostenpauschale (Dienstreisepauschale) an. Diese gilt dann anders als bei der Pendlerpauschale für jeden mit dem Kfz gefahrenen Kilometer, also für Hin- und Rückweg und dies für alle Fahrten aus beruflichem Grund im Rahmen einer Auswärtstätigkeit.

  Exkurs: Mehr als 30 Cent gibt es nicht 

Wer die Pauschale ansetzt, muss sich allerdings mit den mageren 30 Cent pro km vom Finanzamt begnügen. Dieser Wert ist lange Zeit nicht angehoben worden – und wird es in absehbarer Zeit vermutlich auch nicht. Ein Beschäftigter, der in seiner Steuererklärung frech 35 statt 30 Cent angesetzt hatte und beim Finanzamt auch nicht klein beigeben wollte, verlor einen entsprechenden Prozess vor Gericht (Az. VI B 145/10). Wer also tatsächlich der Meinung ist, dass die berufliche Nutzung seines Kfz über dem vom Fiskus erstatteten Satz von 30 Cent pro km liegt, der sollte die Kosten unbedingt inividuell nachweisen und bei seiner Steuer als Werbungskosten geltend machen (siehe Punkt 3.2.).

3.2 Tatsächliche Kosten per Fahrtenbuch nachweisen

Bei der Möglichkeit, die Fahrtkosten nach einem individuellem Kilometersatz nachzuweisen, können alle Kosten, die dem Unterhalt des Fahrzeugs dienen, eingerechnet werden - darunter auch die Abschreibung, eventuelle Reparaturkosten, Kosten für Versicherung und Darlehenszinsen sowie eine etwaige Garagenmiete. Voraussetzung ist allerdings, dass die tatsächlichen Aufwendungen für die Fahrten nachgewiesen, also in einfachen Aufzeichnungen festgehalten und mit Quittungen belegt werden.

Experten empfehlen hierzu ein Fahrtenbuch, in dem sowieso auch die gefahrenen km festgehalten werden. Per Rechner lässt sich dann der fahrzeugindividuelle Kilometersatz ermitteln, und zwar mit Hilfe der Einzelnachweise aus einem Zeitraum von 12 Monaten. Der berechnete Satz kann auch in den Folgejahren - bis zu einer wesentlichen Änderung der Verhältnisse - angewendet werden.

3.3 Zusätzlich den Verpflegungsmehraufwand ansetzen

Neben der Kilometerpauschale lässt sich der sogenannte Verpflegungsmehraufwand Inland beziehungsweise Verpflegungsmehraufwand Ausland ansetzen, der sich nach der Länge der Dienstreise richtet.

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