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Reisekosten-Abrechnung (0)

Weg mit dem Papier!

von Martin Jürs, 30.12.2015, 09:00

Nach wie vor setzen viele Unternehmen bei der Reisekostenabrechnung auf manuelle oder allenfalls halb automatisierte Prozesse und Verfahren. Dabei lassen sich mit dem Einsatz elektronischer Systeme kräftig Zeit und Kosten sparen.

Reisekosten-Abrechnungen in Papierform verursachen hohe Kosten.
Foto: Thinkstock

Die Reisekostenabrechnungen zählen heute zu den großen Kostenverursachern und Zeitfressern in den Unternehmen. Das zeigt eine aktuelle Untersuchung des Kölner Hotelreservierungssystems HRS und des internationalen Geschäftsreiseverbands GBTA. Demnach benötigt ein Firmenmitarbeiter für die Abrechnung einer Geschäftsreise mit mindestens einer Übernachtung im Schnitt 20 Minuten. Die Prozesskosten, die mit einer solchen Abrechnung verbunden sind, liegen bei immerhin 53 Euro. Grund hierfür ist auch der nach wie vor hohe Anteil an teilautomatisierten oder sogar noch manuellen Abrechnungsverfahren.

53 Euro sind kein ganz kleiner Betrag, der jedoch gewaltige Dimensionen erreicht, wenn man die Gesamtzahl der Geschäftsreisen betrachtet, die pro Jahr weltweit absolviert werden. Allein in Deutschland waren das zuletzt fast 176 Mio. Dienstfahrten – umgerechnet auf die damit entstehenden Prozesskosten ergibt sich eine Summe in Milliardenhöhe.

Trotz der Größenordnung steht dieser Ausgabenblock bei der Mehrzahl der Unternehmen aber nicht im Fokus. „Auf der Suche nach Einsparpotenzialen schauen die meisten Unternehmen nur auf die direkten Kosten, also etwa die Preise für Bahnticket, Flug oder Hotelübernachtung“, sagt HRS-Geschäftsführer Tobias Ragge. Nicht überraschend, schließlich machen die direkten Reisekosten mehr als zwei Drittel aller Reiseausgaben aus. Auf den Bereich der indirekten Kosten entfallen dagegen nur etwa 31 Prozent – wobei die Abrechnung hier wiederum auf einen Anteil von 42 Prozent kommt. So jedenfalls hat es eine neue Studie von Concur ermittelt.

Indirekte Kosten vernachlässigt

Insofern ergibt die Konzentration auf die direkten Reiseausgaben zwar zunächst Sinn. Allerdings haben viele Reiseverantwortliche hier bereits ihre Hausaufgaben gemacht, den Einkauf optimiert und Reiserichtlinien angepasst. Da lassen sich häufig nur noch schwerlich Einsparungen erzielen. „Eine Prozessverbesserung in der Reisekostenabrechnung bietet erheblich mehr Einsparpotenzial“, betont daher Tobias Ragge. Der Schlüssel hierfür sei vor allem ein automatisierter und digitalisierter Prozess, der manuelle Eingaben und das Anheften von Belegen überflüssig macht.

Wobei die Unternehmen in Deutschland in der jüngsten Vergangenheit Fortschritte gemacht haben: Nicht mehr überall regiert die Zettelwirtschaft. Folgt man der Erhebung von Concur, dann setzen zwei Drittel der Unternehmen hierzulande mittlerweile schon auf automatisierte Abrechnungsprozesse.

Arbeitgeber muss Vorschüsse leisten

In vielen Unternehmen ist es üblich: Arbeitnehmer gehen bei der Bezahlung von Geschäftsreisen für ihren Arbeitgeber in Vorleistung, zumindest, was einen Teil der Ausgaben betrifft. Verpflichtet ist der Mitarbeiter dazu eigentlich nicht. Denn laut Paragraph 669 des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) besteht für den Arbeitgeber eigentlich eine Vorschusspflicht: „Für die zur Ausführung des Auftrags erforderlichen Aufwendungen hat der Arbeitgeber dem Beauftragten auf Verlangen Vorschuss zu leisten“, heißt es im BGB. Wie Unternehmen dies in der Praxis regeln, ist allerdings ihnen überlassen. Geht der Arbeitnehmer in Vorleistung, sollten die Ausgaben laut Angaben von Arbeitsrechtsexperten in jedem Fall tragbar sein. Um Konflikte zu vermeiden, empfiehlt es sich für Unternehmen, die Frage der Auslagen und deren Erstattung in den Reiserichtlinien oder in einer Betriebsvereinbarung zu regeln.

End-to-End nur bei 17 Prozent

Der Grad der Automatisierung schwankt allerdings stark. Gerade mal 17 Prozent der befragten Unternehmen verfügen über eine integrierte Komplettlösung, die von der Reisebuchung bis zur Abrechnung reicht. Knapp die Hälfte der Firmen haben ihre Prozesse zur Reisekostenabrechnung zumindest teilweise automatisiert und haben entsprechende Module in ihre ERP-Systeme integriert oder haben spezielle Software-Lösungen im Einsatz.

Zu den Nachzüglern einer automatisierten Reisekostenabrechnung zählen gerade auch kleine und mittlere Unternehmen. In fast der Hälfte der Firmen mit weniger als 500 Mitarbeitern erledigen die Reisenden ihre Abrechnung derzeit noch per Excel-Tabelle oder im Word-Format, teils sogar noch händisch in Papierform. Entsprechend hoch sind die Kosten und entsprechend groß ist die Fehleranfälligkeit eines solchen Verfahrens.

Dabei können die Unternehmen egal welcher Größenordnung mit automatisierten Abrechnungssystem sparen. Ein Beispiel ist hier Kranunion: Der Hersteller von Spezialkränen mit Zentrale in Leipzig hat vor rund einem Jahr von der Abrechnung per Excel-Formular auf die Software-Lösung des Anbieters HR Works umgestellt. „Bis dahin waren allein an unseren sechs innerdeutschen Standorten ein bis zwei Mitarbeiter mit der Erfassung und Kontrolle der Abrechnungen beschäftigt“, sagt Travel Managerin Peggy Engel. Jetzt, nach der Umstellung, wird diese Arbeit unternehmensweit nur noch von einer Person, nämlich Engel selbst, erledigt. Wobei nicht nur die Krannion von dem neuen Verfahren profitiert. Gleiches gilt auch für die Mitarbeiter: Mussten die zuvor schon mal bis zu acht Wochen auf die Auszahlung ihrer Reisespesen warten, erhalten sie ihre Auslagen nun nach maximal zehn Arbeitstagen erstattet.

Bei der Auswahl einer elektronischen Lösung für die Reisekostenabrechnung haben die Unternehmen die Qual der Wahl. Es gibt inzwischen zahlreiche Systeme, angefangen von vergleichsweise einfachen Desktop-Lösungen über webbasierte Anwendungen bis hin zu Anwendungen in der Cloud. Am Markt dominieren sogenannte SaaS-Systeme (Software as a Service), wie sie etwa von Unternehmen wie I&K (Wintrip), Concur, HR Works, Mobile Xpense oder Viatos angeboten werden.

Entscheidend für die Unternehmen ist dabei, ein System zu finden, das den eigenen Anforderungen entspricht und das nicht überdimensioniert ist – denn das treibt die Kosten einer solchen Lösung hoch. Grundlage für eine Entscheidung sollten dabei immer das firmeneigene Reisevolumen und dessen Struktur sein. Habe ich 100 oder 1000 Abrechnungen im Monat? Sind meine Mitarbeiter hauptsächlich im Inland oder eher im Ausland unterwegs? Will ich auch Standorte außerhalb Deutschlands integrieren? Müssen oder sollen Genehmigungsabläufe hinterlegt werden? Je nachdem, wie die Antworten ausfallen, ergeben sich die unterschiedlichen Anforderungen an eine Abrechnungssoftware.

Allein für Deutschland?

Für all diese Fälle gibt es die passenden Angebote auf dem Markt. Wer zum Beispiel internationale, mehrsprachige Lösungen sucht, ist unter anderem bei den Systemen von Concur und Mobile Xpense richtig. Beide Systeme gibt es in mehr als 20 Sprachversionen. Wobei aber auch die anderen Anbieter sukzessive nachziehen: Der Kieler Anbieter I&K jedenfalls hat vor Kurzem seine bislang allein für deutsches Recht geltende Abrechnungssoftware erweitert und stellt diese nun auch für Österreich, Frankreich und die Schweiz zur Verfügung. Weitere Länder sind in Planung.

Wichtig ist auch die Kompatibilität der Abrechnungssoftware mit bestehenden IT-Systemen in den Unternehmen sowie mit externen Datenquellen. So sollte der Import von Kreditkartendaten in das System ebenso problemlos möglich sein wie die Übernahme von Personalstammdaten. Die Anbindung ans Rechnungswesen über eine Standard-Schnittstelle ist für einen möglichst reibungslosen Prozess ebenfalls unabdingbar. Wird all dies beachtet, dann klappt‘s auch mit dem Sparen..

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