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Mietwagen (0)

So schreiben Sie richtig aus

von Oliver Graue, 08.02.2017, 09:00

Trotz Carsharing und Fernbus: Für Dienstreisen stehen klassische Mietwagen nach wie vor hoch im Kurs. Was Unternehmen bei der Auswahl des passenden Anbieters beachten sollten.

Alles im Blick – auch bei der Ausschreibung.

Bis vor gut eineinhalb Jahren standen den Mitarbeitern der fünf deutschen Krones-Werke gut 500 Fuhrparkautos zur Verfügung. Für den oberpfälzischen Hersteller von Abfüllanlagen war das eine teure Angelegenheit: Zu den Leasing-Gebühren gesellten sich die Ausgaben für Verwaltung, Pflege, Wartung und Reparatur der Fahrzeuge. Außerdem gab es für Disposition und Ausleihe kein einheitliches Verfahren.

Travel Managerin Christine Raab und ihr Team haben reagiert: Sie ersetzten den eigenen Fuhrpark durch ein Mietmodell. An den Werken und an den stark frequentierten Orten stellt der Mietwagenpartner nun ein Fahrzeugkontingent bereit. Gebucht wird über die Online-Reisesoftware, den Schlüssel ziehen sich die Mitarbeiter vor Ort am Automaten. Abgerechnet wird über die Airplus-Reisestellenkarte; dabei zählen nur reale Mietzeiten.

Neue Modelle, alte Werte

Mietwagen statt Flotte: Für Unternehmen kann dies eine Möglichkeit sein, Transparenz in ihre straßengebundene Mobilität zu bekommen und dabei zu sparen. Eine andere, allerdings weitaus komplexere Lösung ist ein umfassendes Mobilitätsmanagement. Travel Manager Michael Müller hat ein solches beim Herzmittelspezialisten Daiichi Sankyo Europe eingeführt. Die Mitarbeiter können alle Formen des Vorwärtskommens flexibel miteinander verbinden, vom Carsharing über Öffis, Fernbus, Bahn, Fahrrad, Taxi, Webkonferenz und Fuhrpark bis zum Mietwagen.

Tatsache ist: So sehr das klassische Mietwagenmodell von verschiedenen Seiten angegriffen wird – vom Carsharing bis hin zum Fernbus –, so unerlässlich bleibt es für die weitaus meisten Unternehmen. Vor allem Firmen, die ihre Zentrale in ländlichen Regionen haben, sind darauf angewiesen. Darauf deutet auch die Tatsache hin, dass sich der Mietwagenmarkt in Deutschland als relativ stabil erweist. Fast 90 Prozent des Volumens entfallen seit Jahren auf die fünf großen Anbieter, die sich untereinander jedoch einen harten Preiskampf liefern: Avis/Budget, Enterprise, Europcar, Hertz und Sixt.

Vergleichsweise expansiv agiert seit einiger Zeit Enterprise: Sowohl in Deutschland als auch in Europa hat der US-Anbieter massiv investiert. Zur wichtigsten Zielgruppe gehören Firmen. Ihnen bietet das Unternehmen mit seinen Marken Enterprise und National das umfangreichste Firmenkundenprogramm der Branche, und statt nur in drei europäischen Märkten (2012) ist Enterprise nun in fast 40 unterwegs.

Das gehört in die Ausschreibung

Insgesamt entfallen durchschnittlich 7% der Reisekosten auf den Mietwagenbereich – nach Flug, Hotel und Bahn steht er damit an vierter Stelle. Gut für Firmen: Die Preise für Mietwagen sind in den vorigen Jahren so gut wie nicht gestiegen, und allen Vorhersagen zufolge wird dies auch 2017 nicht der Fall sein. Gerade bei den Fahrzeugen der bevorzugten Kompaktklasse herrscht scharfer Konkurrenzkampf. Allerdings sollten Unternehmen bei ihren Ausschreibungen nicht ausschließlich nach dem reinen Mietpreis entscheiden. Was etwa nützen niedrige Raten, wenn der Anbieter an den für die Firma wichtigen Standorten nicht vertreten ist oder dort nicht genügend Fahrzeuge verfügbar sind? Oder wenn wichtige Nebenleistungen gesondert abgerechnet werden? Hier einige Tipps:

Steuern Sie Ihr Gesamtvolumen auf möglichst einen Anbieter. Das macht sich im Preis bemerkbar. Ein zweiter Anbieter ist oft nur dann sinnvoll, wenn der von Ihnen bevorzugte Partner den Fahrzeugbedarf an bestimmten Orten oder zu bestimmten Zeiten nicht abdecken kann.

Analysieren Sie ihren wirklichen Bedarf: Welche Fahrzeugklasse wird benötigt? Wie hoch sind die Preise aktuell? An wie vielen Tagen im Jahr braucht man Mietwagen; wie hoch ist der Gesamtumsatz? Wie lang ist die durchschnittliche Mietdauer? Wird neben der Kurzzeit- auch eine Langzeitmiete benötigt (etwa zur Überbrückung im Fuhrpark)? Die km-Leistung ist in aller Regel unbegrenzt.

In die Ausschreibung gehören Punkte wie: Preis der benötigten Wagenklasse(n), benötigte Anmietstationen und/oder Gebühren fürs Bringen und Abholen der Wagen, Anzahl der Anmietungen und Miettage, Buchungsweg, Höhe der Eigenbeteiligung im Schadensfall bzw. im Preis enthaltene Versicherungen, Navi-Garantie, Zusatzkosten für GPS und Winterreifen (in der Regel besser als Allwetterreifen), Zuschläge für Flughafenstationen, Verfügbarkeiten der gewünschten Wagenklassen, Kosten für Nachbetankung (Mitarbeiter sollten jedoch zur eigenen Betankung verpflichtet werden), Betreuung durchs Account Management und die Ausgabe von Kundenkarten an die Mitarbeiter, um weitere Services nutzen zu können.

Verlangen Sie von den Anbietern ein vollständiges Reporting samt Nebenkosten. Diese (GPS, Winterreifen, Betankung etc.) machen meist 10 bis 20% der Gesamtkosten aus. Verhandelt wird oft allein über den Preis des All-Inclusive-Versicherungsschutzes. Aber auch über die Betankung sollten sie reden. Alternativ fragen Sie nach zusätzlichen (Gratis-)Leistungen wie Bringservices.

Grundsätzlich sollte sich alles in den Travel-Management-Prozess einbinden lassen, also Buchung über die Online-Software (OBE), Reisebüro und/oder die Internet-Seite des Anbieters, Abrechnung über Reisestellenkarte oder Corporate Card des Mitarbeiters.

Verhandeln Sie neben den Tagesraten auch (günstigere) Wochen- oder Monatstarife. Möglicherweise benötigen Sie mal ein Fahrzeug etwa zur Überbrückung eines Engpasses im Fuhrpark.

Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Compliance-Richtlinie, sollten Sie eventuelle Upgrades ausschließen.

Die Fehlerquote bei Mietwagen-Rechnungen hat sich zuletzt zwar deutlich verringert, dennoch sollte jede Rechnung geprüft werden. Es könnten versehentlich Betankungen, in der Firmenrate inkludierte Versicherungen oder nicht selbst verursachte Schäden darauf erscheinen. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter, darauf zu achten (einfacher im Falle der Bezahlung durch Corporate Cards).

Vereinbaren Sie mit dem Mietwagenanbieter, dass eventuelle Schäden in jedem Fall erst nach Rücksprache mit dem Travel Management berechnet werden dürfen.

Interview mit dem Enterprise-Verkaufsdirektor Niels Rathsmann:

go.biztravel.de/enterprise

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