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Travel Management bei Heideldruck

von Oliver Graue, 08.03.2017, 11:00

Einheitliche Prozesse, konsolidierte Daten und einen einzigen Reisebüropartner: Der südwestdeutsche Maschinenbauer hat sein Travel Management 2016 auf neue Beine gestellt – mit Hilfe von außen.

Setzt auf digitale Technik: Heidelberger Druckmaschinen

Nur noch ein einziger Reisebüro-Partner, ein gesteuertes Reisevolumen und konsolidierte Buchungsdaten – und all dies für drei Länder: Im Laufe des vergangenen Jahres hatte die Heidelberger Druckmaschinen AG ein umfangreiches Analyse- und Optimierungsprojekt im Travel Management vorgenommen. Ziel des Projekts war, die Prozesse in der Geschäftsreiseorganisation zu vereinheitlichen und einen gemeinsamen Reisebüro-Anbieter für Deutschland, Österreich und Schweiz zu etablieren. Vor allem nach der Übernahme des schweizerischen Maschinenbauers Gallus 2014 waren verschiedene Partner im Boot gewesen.

Irmgard Mäder, Travel Managerin der Heidelberger Druckmaschinen, hat dazu die jeweiligen Themenverantwortlichen aus den drei Ländern sowie die weiteren am Reiseprozess betroffenen Kollegen an einen Tisch geholt. „Uns war es von Beginn an wichtig, alle Betroffenen auch zu Beteiligten zu machen“, sagt die Reiseexpertin.

Neutraler Blick von außen

Um auch eine neutrale Sicht auf die Dinge zu haben und alternative Vorgehensweisen aus dem Markt mit in die Betrachtungen und Diskussionen einfließen zu lassen, hat Heideldruck, wie sich das Unternehmen kurz nennt, zusätzlich die Beratungsfirma CTC Corporate Travel Consulting um Jörg Martin eingebunden. „Als Travel Manager ist es einfach nicht möglich, neben der laufenden Arbeit allein ein solch immens großes Zusatzprojekt zu stemmen“, sagt Mäder.

Eine Investition, die sich aus Sicht der Travel Managerin nicht nur ausgezahlt hat, was die Projektzeit und was die Struktur des Vorgehens angeht. „Auch für die interne Akzeptanz dieses Schrittes und für die neu hinzugewonnenen Mandate für die Länder hat sich diese Vorgehensweise gelohnt“, bilanziert Irmgard Mäder.

Gemeinsam wurden die unterschiedlichen Prozessabläufe und Reiserichtlinien der drei Länder gegenübergestellt, um sich letztlich auf eine zukünftig einheitliche Vorgehensweise zu verständigen. „Dies war notwendig, weil wir mit möglichst homogenen Prozessen mit einer Reisebüro-Ausschreibung für die drei Länder an den Markt gehen wollte“, erläutert die Travel Managerin. Wesentliche Aspekte der Ausschreibung waren die Themen Reisesicherheit (durch konsolidierte Daten und einheitliche Prozesse), Sparpotenziale durch die Nutzung einer Online-Buchungsmaschine (OBE) und die, wie es Mäder formuliert, „nachhaltige Gewährleistung zur Beschaffung des günstigsten Reisemittels“, also die auf Dauer garantiert beste Methode, Reiseleistungen zu günstigen Tarifen zu beschaffen. Dazu hat man sich auch auf ein gemeinsames Controlling verständigt.

Zentrale Buchungen

Nach sorgfältiger Analyse wurde klar: Eine einzige Antwort für alle drei Staaten gibt es nicht. Denn zu unterschiedlich sind die Reisestrukturen. Da Heideldruck etwa in Deutschland mit einigen Besonderheiten aufwartet, wurde der Einsatz einer OBE für diesen Markt verworfen. Zu den Besonderheiten hierzulande gehört beispielsweise ein hoher Anteil an interkontinentalen Flügen mit Übergepäck sowie die vielen eigenständigen Buchungen von Mietwagen und Bahnfahrten (Stand Alone) – beides ist offline sehr viel besser zu handhaben als online. Anders sieht es hingegen in Österreich aus: Hier nutzt die zentrale Reisekoordinatorin bereits seit vielen Jahren die Online-Buchung (übers Reisebüro).

Doch trotz aller Unterschiede, was den Einsatz einer OBE angeht, steht die zentrale und einheitliche Buchung bei Heidelberger Druckmaschinen künftig im Vordergrund – schon deshalb, um am Ende konsolidierte Daten zu erhalten. So werden seit Januar 2017 sämtliche Geschäftsreisen für Deutschland, Österreich und die Schweiz zentral über das Büros des Anbieters First Business Travel in München abgewickelt. Zuvor waren mehrere Reisebüros zuständig gewesen.

Neben der zentralen Steuerung und Bündelung des Reisevolumens und der wie erwähnt einfacheren Datenanalyse freut sich Travel Managerin Irmgard Mäder nun darauf, „weitere Synergiepotenziale bei den Reisekosten zu erkennen und heben zu können“, so die Reiseexpertin.

In 170 Ländern unterwegs

Die heidelberger druckmaschinen ag ist einer der weltweit größten Hersteller von Bogenoffset-Druckmaschinen und liefert darüber hinaus Geräte zur Belichtung der Druckplatten sowie Maschinen zum Schneiden, Falzen, Sammeln, Kleben, Heften, Binden und Stanzen. Hinzu kommt umfangreiche Software für Druckereien sowie Service und Verbrauchsmaterialien. Bogenoffsetdruck wird vor allem für hochwertige Kataloge, Bildbände, Plakate eingesetzt.

Weltweit arbeiten etwa 11.500 Beschäftigte für Heidelberg. In der Zentrale des Unternehmens in Heidelberg wird seit 2015 nur noch geforscht; die Hauptverwaltung sitzt in Wiesloch-Walldorf. Hier befindet sich auch die größte Druckmaschinenfabrik der Welt. Produziert wird auch in China (Qingpu). Insgesamt ist Heideldruck an 250 Standorten in 170 Ländern tätig. Der Jahresumsatz beträgt etwa 2,5 Mrd. Euro.

Travel Managerin der Heidelberger Druckmaschinen: Irmgard Mäder

Viele weitere Best-Practice-Berichte finden Sie im Netz unter:

go.biztravel.de/bestpractice

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