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Wann sich Firmenraten lohnen

von Oliver Graue, 10.03.2017, 09:00

Trotz der einfachen Buchung von Tagespreisen über die Portale lohnt es sich nach wie vor, direkt mit den Hotels spezielle Firmenraten zu vereinbaren. Dabei gilt, es einiges zu beachten.

Foto: Thinkstock

Das Zauberwort lautet Auslastungsmanagement. Nach den Fluggesellschaften haben längst auch die Hotels erkannt, wie sich mit Preisen spielen lässt. Zwar betreiben es diese nicht so exzessiv wie die Airlines. Dass sich Zimmerraten im Wochentakt ändern, ist aber normal – je nach Buchungslage eben. Nicht selten stehen Travel Manager vor der Aufgabe, ihrem Einkaufschef oder Vorgesetzten zu erklären, warum sie bei Hotels zumindest mancherorts keine weiteren Einsparungen oder „Mengenrabatte“ erzielen konnten. Es ist die Auslastung!

Zumindest in Deutschland zeigen sich die Hotelpreise vergleichsweise stabil. So gaben Unternehmen im vorigen Jahr im Schnitt 88 Euro pro Nacht aus, wie eine HRS-Auswertung ergab. 2015 waren es 87 Euro gewesen. Schwankungen gab es in manchen Städten: In Düsseldorf etwa (101 Euro) legten die Raten um 6% zu, in Dresden (80 Euro) fielen sie um 3%. Europaweit ist das anders. In Oslo zum Beispiel ging es 2016 gleich um 44% auf 170 Euro hoch.

Einen gewissen Schutz vor Schwankungen innerhalb eines Jahres bieten nach wie vor Firmenraten. Auch wenn sich das Buchen zu tagesaktuellen Marktpreisen durchgesetzt hat, empfehlen Branchenexperten für bestimmte Fälle weiterhin Verhandlungen: immer dann, wenn sich jährlich etwa 100 Nächte auf ein Hotel steuern lassen. „Darunter rentiert es sich nicht“, sagt Andreas Konkel, Travel Manager des Luftfahrtausrüsters Diehl. Genauso sieht es auch Claudia Kölmel, Travel Managerin von SEW Eurodrive: „Firmenraten gibt es nur an Standorten und für Projektgeschäfte ab 500 Nächte sowie für Messezeiten“, sagt sie. „Ansonsten bieten die Hotels heute attraktive Raten über die Portale, die wir mit Ganzjahresraten gar nicht verhandeln könnten.“

Beliebte Hotels nutzen

Typische Zeit für Verhandlungen war und ist zwar der Herbst. Doch weit häufiger als früher werden Verträge heute ganzjährig geschlossen. Manche Travel Manager nutzen Ereignisse wie die ITB im März, um dort mit der fast vollzählig vertretenen Hotellerie zu verhandeln. Bereits im Vorfeld einer Ausschreibung gilt es drei Dinge zu bedenken:

1. Analysieren Sie Ihre Daten! Auch wenn es manchmal umständlich sein kann, sollte man zumindest grob wissen, wie hoch die Hotelausgaben des Unternehmens sind und in welchen Städten Schwerpunkte liegen. Mögliche Datenquellen sind die Buchhaltung (Reisekostenabrechnung), der Reisebüropartner, das Kreditkarten-Reporting oder die Hotels selbst. In einem zweiten Schritt lässt sich feststellen, wo sich das Volumen auf weniger Hotels bündeln ließe, so dass sich für diese jeweils eine Zahl von mehr als 100 Nächten erreichen lässt. Beziehen Sie auch das Übernachtungsvolumen bei Tagungen mit ein.

2. Schreiben Sie unter den Hotels aus, die Ihre Reisenden auch bislang schon nutzen. Aus ihrer Erfahrung wissen sie am besten um die Qualität der einzelnen Häuser. Wenn Sie trotzdem Hotels dazunehmen – etwa frisch eröffnete –, achten Sie darauf, dass der Zielort Ihrer Reisenden von dort gut erreichbar ist.

3. Mehr Volumen bedeutet nicht bessere Preise. Hoteliers werden immer nur einen Teil ihrer Zimmer zu einer günstigen Firmenrate bereitstellen und die anderen teurer verkaufen, um einen für sie akzeptablen Durchschnittspreis zu erreichen. Fordern Sie in der Ausschreibung daher am besten mehrere Preise an – etwa für 100, 200 und 300 Nächte, je nachdem, wie gut Sie sich die Steuerung zutrauen. Bei großen Häusern erzielen sie mit mehr Nächten natürlich bessere Preise.

Für kleinere oder mittlere Unternehmen, die über kein riesiges Travel Management verfügen, reicht in aller Regel eine schlanke Abfrage. Geben Sie die Zahl der benötigten Nächte an und fragen Sie nach den Zimmerraten. Die Preise für Frühstück, W-LAN und eventuell Parken sollte das Hotel getrennt angeben, Sie sollten all dies dann aber zu einer Rate zusammenrechnen, die als Vergleich dient. Ein Problem stellen häufig die Messe- oder andere Ausschlusszeiten dar, für welche die Firmenraten nicht gelten. In Städten wie Frankfurt, München oder Düsseldorf können viele Wochen oder gar Monate zusammenkommen. Fragen Sie bereits in der Ausschreibung nach diesen Zeiten (geben Sie eine bestimmte Anzahl vor) und Preisen. Sind Sie häufig zu Messeterminen unterwegs, kann sich der Einsatz spezieller Software wie Tradefairs lohnen.

Wer sicherstellen will, dass er auch bei hoher Hotelauslastung ein Zimmer zur vereinbarten Firmenrate erhält, verhandelt die „Last Room Availibility“. Das kostet zwar einen Aufschlag, allerdings garantiert das Hotel der Firma damit auch das „letzte freie Zimmer“. Doch Vorsicht: Eine solche Verfügbarkeitsgarantie gilt nur für die jeweils verhandelte Zimmerkategorie. Wer sie auf andere Kategorien – etwa Deluxe-Räume oder Junior-Suiten – ausgedehnt haben will, muss dies extra vereinbaren und bezahlen.

Wichtig: Vereinbaren Sie mit dem Hotel, über welche Kanäle die Zimmer gebucht werden sollen. Nutzen Sie die Buchungsplattform eines Mittlers, müssen die Firmenraten dort eingepflegt und gekennzeichnet werden. Überprüfen Sie das – und kontrollieren Sie in den Reisekostenabrechnungen auch immer wieder, ob das Hotel tatsächlich die günstigen Firmenraten ansetzt.

Claudia Kölmel von SEW-Eurodrive empfiehlt zudem die Nutzung eines einheitlichen Buchungskanals – auch, um dem Thema Reisesicherheit (konsolidierte Daten) nachzukommen. „Auch bei der Wahl eines Hotels prüfen wir die Faktoren Compliance und – vor allem im Ausland – Sicherheit. So lehnen wir aus Haftungsgründen beispielsweise Airbnb komplett ab.“

Ob Sie die Buchung zur Firmenrate zur Pflicht machen oder immer die niedrigste Tagesrate wählen, auch wenn diese weder stornier- noch umbuchbar ist, ist eine Frage der Unternehmenspolitik und gehört in die Reiserichtlinien. Viele Berater empfehlen die Firmenrate als Sicherheitsgurt für Tage mit hohen Marktpreisen. In jedem Fall sollten Sie in Hotelverträgen keinen Malus akzeptieren, also eine „Strafzahlung“ dafür, wenn die vereinbarte Zahl an Nächten nicht erreicht wird.

An Externe auslagern

Als sinnvoll hat sich eine gute Mischung aus Ketten- und Privathotels erwiesen; auch sollte es immer möglich sein, Buchungen bis 18 Uhr am Anreisetag kostenlos zu stornieren.

Wer enorme Mengen an Hotels zu verhandeln hat, der kann auf die Ausschreibungssoftware der großen Reisebüroketten zurückgreifen (teilweise mit E-Auction) oder den gesamten Hoteleinkauf an sein Reisebüro oder an ein Hotelportal auslagern. Diehl etwa hat diese Aufgabe komplett nach außen gegeben. „Das reduziert unseren internen Aufwand gewaltig“, sagt Travel Manager Konkel, „und wir können uns darauf verlassen, dass alle Raten richtig geladen sind.“

Informationen zu einer Mietwagen-Ausschreibung finden Sie unter:

go.biztravel.de/autorfp

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