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Debatte um Reiserichtlinien (0)

Ohne Regeln geht es auch nicht

von Oliver Graue, 04.05.2018, 11:07

Hält sich die Generation Y wirklich nicht mehr an Regeln? Quatsch, sagen Experten. Das Problem, warum junge Leute mitunter wild buchen, liegt anderswo.

Auch die Generation Y hält sich an Regeln – wenn diese denn logisch und effizient sind.
Foto: Gettyimages

Der Travel Manager eines Dax-30-Konzerns wird deutlich: „Keine Reiserichtlinien für die Generation Y? Das halte ich für puren Unsinn.“ Freies Buchen und Reisen – was privat selbstverständlich ist, funktioniert im Berufsalltag nicht. „Ein Unternehmen ist ein soziales Gebilde, und ohne Regeln kommt es daher nicht aus“, sagt der Geschäftsreise-Profi. „Richtlinien schaffen zudem auch für den Reisenden eine gewisse Sicherheit und Klarheit.“

Wie wollen junge Menschen dienstlich reisen? Akzeptieren sie noch, was ihnen ihr Arbeitgeber vorgibt – oder buchen sie an allen Richtlinien vorbei? Eine Debatte, die derzeit auf fast jeder Branchentagung geführt wird. Getrieben wird sie maßgeblich vom Fachkräftemangel. Hintergedanke: Mitarbeiter, die buchen und reisen können, wie sie es für richtig halten, sind einfacher zu halten als solche, die sich an Vorschriften halten müssen. Immerhin hat eine Umfrage des Lobbyverbandes GBTA ergeben, dass Geschäftsreisen viel oder sogar sehr viel zur Jobzufriedenheit beitragen. Unter den Millennials, also den nach 1980 Geborenen, sagen dies glatte 90 Prozent.

Klare und verständliche Regeln gewünscht

Doch Vorsicht: Die Möglichkeit, für die Firma unterwegs sein zu können, heißt keinesfalls automatisch, dass auch alle Regeln abgelehnt werden. Im Gegenteil: Bei Umfragen auf Kongressen und in Unternehmen bestätigt sich immer wieder, dass sich auch junge Leute Richtlinien wünschen. Dagmar Orths, Travel Managerin der KfW-Bankengruppe, hatte eine solche Befragung vorgenommen. Ergebnis: Die Kollegen waren an einer Aufweichung oder Streichung nicht interessiert. „Sie wünschen sich sogar klare und verständliche Regeln für ihre Dienstreise“, sagt Orths. „Sie wollen wissen, was sie dürfen, was es kosten darf und was sie erstattet bekommen. Auch die Millennials.“

Zweifellos, und auch das zeigen Studien (diesmal unter Travel Managern vorgenommen): Zwar hat das Sparen im Travel Management nach wie vor Priorität. Doch als fast genauso wichtig sehen es die Geschäftsreiseverantwortlichen inzwischen an, für die Zufriedenheit ihrer Kollegen auf Dienstfahrt zu sorgen. „Traveller Centricity“, so bezeichnen Experten im Fachjargon den Trend, die Bedürfnisse der Reisenden verstärkt in den Vordergrund zu stellen. Als Ursachen führen sie die zunehmende Individualisierung in der Gesellschaft an sowie die Möglichkeiten für jedermann, selbst Preise und Verfügbarkeiten schnell und einfach zu überprüfen und genau wie im privaten Bereich die Dienstreise dann auch direkt digital durchzubuchen.

Nicht mehr jedes Detail regeln

Jeder macht alles selbst – kann das die Lösung sein? Wenn ja, dann könnte man so nicht nur im Travel Management argumentieren, sondern beispielsweise auch bei der IT. Also: Jeder darf künftig seinen eigenen Computer mit ins Büro bringen und seine eigene Software nutzen? In jedem Fall dürfte dies den Sicherheits- und Datenschutzbeauftragten den Schweiß auf die Stirn treiben. Aber auch technisch wäre es herausfordernd. Oder besser: undenkbar. Etliche Praktiker führen die Debatte ums freie Buchen denn auch wieder auf den Boden der Tatsachen zurück.

Für den anfangs zitierten Dax-30-Travel-Manager jedenfalls steht fest: Ohne Richtlinien geht es zwar auch in Zukunft nicht, aber über ihre Ausgestaltung ließe sich diskutieren. Muss eine moderne Richtlinie wirklich jedes noch so kleine Detail regeln? Nein: Reiserichtlinien sollten nicht gängeln, sondern sie wollen den Reisenden Orientierung und Spielraum geben.

Wie genau dieser aussehen und wie groß er sein kann, hängt von den Zielen ab, die das Unternehmen im Travel Management verfolgt: Gesteht es den Beschäftigten ein komfortables Reisen zu? Geht es ihm um Sicherheit? Oder stehen Standardisierung und Kostensparen im Fokus? Freilich sind solche Ziele flexibel: Betriebe, denen es wirtschaftlich gut geht, dürften sich hier deutlich großzügiger zeigen als solche, die finanziell leiden.

Reisegenehmigung abgeschafft

Mehr Spielraum: Einige Unternehmen haben erste Schritte in diese Richtung getan – und die Reisegenehmigung abgeschafft. Dazu gehört auch Siemens; aber auch etliche Mittelständler verzichten inzwischen. „Chefs betonen immer wieder das Verantwortungsgefühl ihrer Mitarbeiter“, sagt ein Travel Manager: „Mit der Streichung der Genehmigung setzen wir dies in die Tat um. Die Reisenden erhalten dadurch eine größere Freiheit, ohne dass damit zugleich die Richtlinien hinfällig werden.“

Andere Unternehmen wiederum bringen eine größere Flexibilität in ihre Vorschriften, indem sie Vielreisenden größere Zugeständnisse machen als Beschäftigten, die nur ein- oder zweimal im Jahr unterwegs sind. Für die Road Warriors ist dann zum Beispiel auch der bequeme Direktflug statt der günstigeren Umsteigeverbindung erlaubt, und die Hotelwahl ist frei. Andere Firmen stellen Vielreisenden frei, noch ein privates Wochenende an die Geschäftsreise dranzuhängen – steuerlich und rechtlich kein Problem mehr.

Immer gilt: Je einfacher Regeln und Buchung gehalten sind, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit, dass sich Reisende an die Richtlinien halten. „Mitarbeiter handeln in aller Regel nicht mit böser Absicht, wenn sie die Richtlinien umgehen“, sagt Yvonne Moya (Festive Road): „Sind die Regeln aber zu kompliziert, dann buchen sie dort, wo es einfacher ist.“

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