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Die besten Tipps für den Mietwagen

von Oliver Graue, 09.08.2018, 11:19

Worauf ist bei der Suche nach einem Mietwagenpartner zu achten? Welche Zusatzleistungen sind wichtig? Gibt es sinnvolle Alternativen zum Mietauto?

Foto: Gettyimages

Kein Kongress, bei dem nicht über die „neue Mobilität“ gesprochen wird. Doch ob Carsharing, Fernbus oder Mobilitätsportal: Für Geschäftsreisen steht nach wie vor der klassische Mietwagen hoch im Kurs. Die althergebrachte Methode ist am verbreitetsten: das Abholen des Wagens an den Mietwagenstationen.

Manche Unternehmen setzen mit den Autovermietern aber auch spezielle Modelle um: Getränkeanlagenhersteller Krones etwa lässt sich von seinen Partnern Fahrzeugkontingente an den Werken und anderen stark frequentierten Orten bereitstellen. Reserviert werden die Wagen über die Online-Buchungssoftware (OBE), abgerechnet wird über die Reisestellenkarte. Die Mitarbeiter holen sich die Schlüssel aus Automaten.

Komplexer ist die Umstellung auf ein allumfassendes Mobilitätsmanagement. Beim Herzmittelspezialisten Daiichi Sankyo Europe etwa können Mitarbeiter alle Formen des Vorwärtskommens flexibel miteinander verbinden: vom Carsharing über ÖPNV, Fernbus, Bahn, Fahrrad, Taxi, Webkonferenz und Fuhrpark bis zum Mietwagen. Allerdings ersetzt die „neue Mobilität“ meist eher das Pendeln als die wirkliche Geschäftsreise.

So sehr also das klassische Mietwagenmodell angegriffen wird, so unerlässlich bleibt es für die meisten Firmen. Tatsächlich erweist sich der Mietwagenmarkt in Deutschland als relativ stabil. Fast 90% des Volumens entfallen auf die fünf großen Anbieter Avis, Enterprise, Europcar, Hertz und Sixt. Der enorme Wettbewerbsdruck hält auch die Kosten niedrig. So haben dem VDR zufolge die deutschen Unternehmen im vergangenen Jahr 3,9 Mrd. Euro für dieses Segment ausgegeben – 0,2 Mrd. Euro weniger als im Vorjahr und damit 8% der gesamten Reisekosten. Mehr als auf die Preise ist der Rückgang aber auf verschärfte Reiserichtlinien und eine höhere Attraktivität der Bahn zurückzuführen.

Doch Vorsicht: Ihren Mietwagenpartner sollten Unternehmen nicht allein nach dem reinen Nettomietpreis auswählen. Was nützen niedrige Raten, wenn der Anbieter an den für die Firma wichtigen Standorten nicht vertreten ist oder dort nicht genügend Fahrzeuge verfügbar sind? Im Folgenden nennen wir wichtigste Tipps.

1. Volumen bündeln

Steuern Sie Ihr Gesamtvolumen auf möglichst einen Anbieter. Das macht sich im Preis bemerkbar. Ein zweiter Anbieter ist oft nur dann sinnvoll, wenn der von Ihnen bevorzugte Partner den Fahrzeugbedarf an bestimmten Orten nicht abdecken kann. Grundsätzlich sollte das Volumen in der Ausschreibung sehr genau genannt werden – an ihm hängt in aller Regel der Preis.

2. Umfassend analysieren

Analysieren Sie ihren wirklichen Bedarf: Welche Fahrzeugklasse wird benötigt? Wie hoch sind die Preise aktuell? An wie vielen Tagen im Jahr braucht man Mietwagen? Wie hoch ist der Gesamtumsatz? Wie lang ist die durchschnittliche Mietdauer? Wird neben der Kurzzeit- auch eine Langzeitmiete benötigt? Letztere dient vor allem der Überbrückung im Fuhrpark, bis das bestellte Auto geliefert ist oder der neue Mitarbeiter die Probezeit überstanden hat. Die km-Leistung ist immer meist unbegrenzt.

3. Gründlich ausschreiben

In die Ausschreibung gehören zudem Punkte wie: Preis der benötigten Wagenklasse(n), benötigte Anmietstationen und/oder Gebühren fürs Bringen und Abholen der Wagen, Anzahl der Anmietungen und Miettage, Buchungsweg, Höhe der Eigenbeteiligung im Schadensfall beziehungsweise im Preis enthaltene Versicherungen, Navi-Garantie, Zusatzkosten für GPS und Winterreifen (in der Regel besser als Allwetterreifen), Zuschläge für Flughafenstationen, bevorzugte Abfertigung, Verfügbarkeit der gewünschten Wagenklassen, Betreuung durchs Account Management und die Ausgabe von Kundenkarten, mit denen sich die Mitarbeiter identifizieren. Die Preise am besten nicht nur für die Kompaktklasse verlangen, sondern auch für höhere Segmente – falls ein solcher Wagen doch mal gebraucht wird.

4. Volles Reporting verlangen

Verlangen Sie von den Anbietern ein vollständiges Reporting samt Nebenkosten. Diese (Navi, Winterreifen, Betankung etc.) machen meist 10 bis 20% der Gesamtkosten aus. Verhandelt wird am Ende oft allein über den Preis des All-Inclusive-Versicherungsschutzes. Alternativ fragen Sie nach zusätzlichen (Gratis-)Leistungen wie Bring-Services.

5. Das leidige Tanken

Grundsätzlich sollten die Reisenden in den Richtlinien verpflichtet werden, Mietwagen selbst zu betanken, sie also ausschließlich mit gefülltem Tank zurückzugeben. Dennoch kann es immer wieder zu Notsituationen kommen – etwa wenn ein Reisender seinen Flug nur noch erwischt, wenn er das Auto sofort und unbetankt zurückgibt. Um die Ausgaben zu begrenzen, sollten via Ausschreibung auch die Kosten für Nachbetankung limitiert werden. Sonst wird (mindestens) der doppelte Spritpreis fällig.

6. Vorsicht bei Schäden

Eigentlich sollte immer ein All-Inclusive-Versicherungsschutz ohne Selbstbeteiligung verhandelt werden. Da die Realität mitunter anders aussieht, wird zwischen Unternehmen und Mietwagenfirmen ausgiebig über Schäden gestritten, die mutmaßlich von den Reisenden verursacht wurden. Grundsätzlich sollten Sie mit dem Mietwagenanbieter daher vereinbaren, dass eventuelle Schäden erst nach Rücksprache mit dem Travel Management berechnet werden dürfen. Immer gilt, die Reisenden aufzufordern, bei der Übernahme eines Mietwagens alle bestehenden Beschädigungen im Detail festhalten zu lassen. Bei Europcar erhalten Kunden eine kleine Karte zur Überprüfung von Schäden: Auf ihr sind alle neuralgischen Schadenspunkte verzeichnet.

7. Zusatzkosten vermeiden

Natürlich wollen Mitarbeiter der Mietwagenanbieter vor Ort individuelle Zusatzleistungen verkaufen. In manchen Ländern werden die Verkäufer auch hiernach provisioniert: Gern werden weitere Versicherungen oder Uprades angeboten. Für den Firmenkundenbereich lässt sich dies in aller Regel von vornherein ausschließen: Bei der Übergabe sehen die Verkäufer, dass es sich um eine zentrales Konto handelt, das auch nicht belastbar ist. Reisenden sollte daher erklärt werden, dass sämtliche benötigten Leistungen bereits inklusive sind. Sollte es dennoch zu Missverständnissen kommen, verlangen Sie die Fehlbeträge von den Mietwagenanbietern zurück.

8. Integration in die OBE

Grundsätzlich sollte sich die Mietwagenbuchung in die genutzte Online-Software (OBE) beziehungsweise das Reisebüro und/oder die Internet-Seite des Anbieters einbinden lassen. Bei Letzterem sollte jedoch mindestens eine Verlinkung bestehen. Die Abrechnung erfolgt am besten zentral über die Reisestellenkarte oder über die Corporate Card des einzelnen Mitarbeiters.

9. Alternativen verhandeln

Verhandeln Sie neben den Tagesraten auch (günstigere) Wochen- oder Monatstarife. Möglicherweise benötigen Sie mal ein Fahrzeug etwa zur Überbrückung eines Engpasses im Fuhrpark. Gibt es in Ihrem Unternehmen eine Compliance-Richtlinie, sollten Sie eventuelle Upgrades ausschließen. Auch sind manchmal bestimmte Marken unumgänglich – etwa wenn diese zu Ihren Kunden zählen. Stellen Sie auch dies sicher.

10. Auf Fehler achten

Die Fehlerquote bei Mietwagen-Rechnungen hat sich zuletzt zwar verringert, dennoch sollte jede Rechnung geprüft werden. Es könnten versehentlich Betankungen, in der Firmenrate inkludierte Versicherungen oder nicht selbst verursachte Schäden darauf erscheinen. Sensibilisieren Sie Ihre Mitarbeiter, darauf zu achten.

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11. Buchen über Broker

Nicht für jedes Unternehmen lohnt sich eine detaillierte Ausschreibung. Werden eher selten Wagen benötigt, reicht die tagesaktuelle Buchung. Dann kann es sich lohnen, die Preise der Anbieter mit denen der Broker – also der reinen Vermittler – zu vergleichen: Mitunter sind Letztere günstiger. Problem sind jedoch die oft schlechteren Konditionen, was den Versicherungsschutz, den Selbstbehalt, die Höhe der Haftpflichtdeckungssumme und Zusatzkosten wie Steuern betrifft.

Manche Broker wie der ADAC oder Sunny Cars werben daher speziell mit ihrem „Rundum-Sorglos-Schutz“, der auch für Geschäftsreisende gilt. Neben unbegrenzten Kilometern gehören dazu ein Vollkaskoschutz mit Erstattung der Selbstbeteiligung, Kfz-Diebstahlschutz, lokale Steuern, Erstattung von Schäden an Glas, Dach, Reifen, Unterboden und Kupplung, Flughafengebühren, Haftpflichtversicherung, Zusatzhaftpflichtversicherung (7,5 Mio. Euro), kostenfreie Umbuchung, keine Zahlungsgebühren, Tankregelung voll/voll. Auf die genannten Faktoren sollte daher immer geachtet werden, um unliebsame Überraschungen zu vermeiden.

12. Carsharing in Großstädten

Das sogenannte Freefloating – also das Carsharing ohne feste Mietstationen – ist nur für sehr wenige Firmenkunden geeignet. Denn die Gebiete, in denen solche Wagen genutzt werden dürfen, sind meist auf die Innenstädte größerer Metropolen limitiert. Wer also kurze innerstädtische Fahrten hat (oder solche zum Flughafen), für den kann Freefloating eine Alternative sein. In diesem Fall lassen sich mit dem Anbieter Firmenraten aushandeln. Kommt ein großes Volumen zusammen, vergrößert dieser sein Kerngebiet eventuell um den Firmensitz. Bayer etwa konnte eine solche Regelung für Leverkusen erzielen, das kurzerhand zu Köln „kam“.

Die Bezahlung erfolgt entweder direkt übers Firmenkonto mit monatlicher Sammelabrechnung (trotzdem die Einzelrechnungen prüfen!) oder über die Profile der Nutzer. Diese rechnen ihre Fahrten dann über die Reisekostenerstattung ab.

13. Corporate Carsharing

Anders als beim Freefloating handelt es sich beim Corporate Carsharing um eine firmeninterne Flotte, die jedoch von einem Carsharer finanziert, bereitgestellt und nach dem tatsächlichen Bedarf abgerechnet wird. Die Autos, die an Stationen geparkt werden dürfen, sind über Intranet zu buchen und mit Hilfe eines auf dem Führerschein aufgeklebten RFID-Chips zu öffnen. Über einen Bordcomputer meldet sich der Mitarbeiter an. So lässt sich nicht nur kostenstellengenau abrechnen, sondern auch eingeben, ob das Auto dienstlich oder privat genutzt wird.

14. Transfer-Anbieter

Zu den teuersten Transportleistungen gehören die Flughafentransfers. Unternehmen wie Talixo und Amex GBT offerieren hierfür Plattformen, die über technische Schnittstellen mit Taxi- und Limousinenservice-Anbietern vernetzt sind. Die Portale lassen sich in die klassischen OBE integrieren. Reserviert werden die Fahrten – auch als Mitfahreroptionen – direkt bei der Reisebuchung. Bezahlen lässt sich das Ganze über die Reisestellenkarte oder über eine zugeschickte PIN. Alternativ lassen sich für Transfers auch Einzelverträge mit Partnern wie Drive Now, World Transfer (ehemals German Transfer) oder Blacklane aushandeln. Auch in diesen Fällen sollten Integrationen ins Online-Buchungssystem möglich sein.

15. Mobilitätsbudget

Zu den Pionieren, was übergreifende Lösungen angeht, gehört der japanische Herzmittelspezialist Daiichi Sankyo Europe. Bereits vor einigen Jahren analysierte er sein bis dato übliches Firmenwagen- und ÖPNV-JobTicket-Modell auf Effektivität – und wandelte es schließlich in ein umfassendes Mobilitätskonzept um. Das Besondere: Dieses gilt nicht nur für fast alle Arten der erdgebundenen Fortbewegung, sondern unterscheidet auch nicht mehr zwischen Pendlern und Geschäftsreisenden.

Das Zauberwort lautet: Mobilitätsbudget. Jeder Mitarbeiter erhält einen finanziellen Etat, über den er frei verfügen kann. Bemisst sich dieser bei den Dienstwagennutzern nach den bisherigen Vollkosten des Autos plus individuellem Kilometerkontingent, bekommen alle anderen Mitarbeiter ein Mobilitätsbudget in Abhängigkeit der Verkehrsmittel, die sie als Pendler wählen.

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