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A1-Bescheinigung und EU-Entsenderecht (0)

Neue Bürokratie-Monster für die Unternehmen

von Oliver Graue, 01.11.2018, 09:34

Für Geschäftsreisen ins EU- und Efta-Ausland gelten neue Hürden. Für viele Arbeitgeber bedeuten sie eine massive Herausforderung. Was Sie wissen müssen.

Der Spruch ist alt, doch manchmal stimmt er: Gut gemeint ist noch lange nicht gut gemacht. Mitunter entstehen Bürokratie-Monster, die mit den eigentlich sinnvollen Ursprungsideen kaum noch etwas zu tun haben.

Und: Immer wieder leidet die Reisebranche unter solchen „guten“ Vorschriften. Das neue Pauschalreise-Recht gilt als eine solche, aber auch die sogenannte Gewerbesteuer-Hinzurechnung (beides in BizTravel 3/18, Seite 16 und Seite 49), teilweise aber auch die EU-Datenschutz-Grundverordnung. Mit der A1-Bescheinigung und dem EU-Entsenderecht geht es nun weiter.

1. A1-Bescheinigung

Wer als Geschäftsreisender ohne A1-Bescheinigung unterwegs ist (das sind vermutlich 99 Prozent), dem kann Böses blühen. So sind die Länder in einem solchen Fall berechtigt, Sozialversicherungsbeiträge nach ihrem jeweiligen Recht einzuziehen – zusätzlich zu den bereits in Deutschland bezahlten Summen. Alles nur graue Theorie? Panikmache?

Von wegen. „Uns liegen Schilderungen vor, denen zufolge Besucher aus dem EU-Ausland nur auf das Werksgelände von Geschäftspartnern vorgelassen wurden, nachdem sie ein A1-Dokument vorlegen konnten“, berichtet Alexander Langhans, Chef von Visumpoint. Pflicht ist die Bescheinigung für alle Geschäftsreisen, die ins EU- oder Efta-Ausland führen. Der Efta gehören Island, Liechtenstein, Norwegen und die Schweiz an.

Vor jeder Reise neuer Antrag nötig

Zusätzlich müssen Reisende sie bei Trips in einige Nicht-EU-Länder wie Israel, Südkorea, Japan oder Kanada mitnehmen. Die EU-Richtlinie hierzu gilt übrigens bereits seit 2010 – wirklich geprüft wird aber erst seit dem Jahre 2016. Bürokratie entsteht schon dadurch, dass Reisende (oder das Unternehmen) das A1Papier vor jedem Trip erneut beantragen müssen. Eine Sammelbescheinigung gibt es nicht.

Ausgestellt wird das Dokument von den Krankenkassen und (für Privatversicherte) bei der Deutschen Rentenversicherung. Seit Juli 2018 ist ein elektronisches Verfahren möglich, das ab Januar 2019 sogar zur Pflicht wird. Unternehmen, die dienstlich in EU oder Efta unterwegs sind, sollten also so rasch wie möglich einen A1-Verantwortlichen festlegen – meist ein Mitarbeiter der Personalabteilung.

Automatischer Hinweis bei Buchungen

Und um möglichst alle Reisenden einzufangen, empfiehlt Langhans einen automatischen Hinweis bei Buchungen, etwa in der Online-Software. Geklärt werden muss zudem, inwiefern Mitarbeiter mit haften, wenn sie sich nicht daran halten und erwischt werden.

Was Brüssel sich bei all dem gedacht hat? Zunächst nur Gutes: A1 soll vermeiden helfen, dass Beschäftigte im Ausland Sozialversicherungsbeiträge hinterziehen – zum Schaden aller. Ob es aber auch eine gute Idee war, diese Regelung gießkannenartig auf alle Dienstreisenden auszuschütten, ist eine andere Frage.

2. EU-Meldepflicht

Ähnliches gilt für die EU-Meldepflicht. Sie ist umfassender und komplizierter als die A1Bescheinigung. Ziel der Richtlinie ist es, das Arbeitsrecht der einzelnen EU-Staaten einzuhalten und Sozialdumping zu verhindern. Vor allem im Bau-Sektor wird immer wieder gegen Mindestlöhne und Höchstarbeitszeiten verstoßen – vor allem, wenn die Beschäftigten aus ärmeren EU-Staaten kommen und bereit sind, zu schlechten Bedingungen zu arbeiten.

Anders als A1 gilt die EU-Meldepflicht daher auch nur für Entsendungen, also wenn der Reisende im Ausland eine Dienstleistung erbringt. Problem: Der Begriff „Dienstleistung“ wird von den EU-Mitgliedsstaaten sehr unterschiedlich ausgelegt.

EU-Staaten legen Gesetz unterschiedlich aus

„Viele Länder betrachten tatsächlich nur echte Entsendungen und hier sogar nur die Baubranche“, sagt Langhans. „Für andere wiederum gilt schon eine Dienstreise, bei der nur Gespräche geführt werden, als Erbringung einer Dienstleistung.“ Ein Beispiel dafür ist Frankreich. Und die Schweiz lässt sogar ihre Kantone entscheiden. Wichtig sind in jedem Fall Kontaktpersonen im bereisten Staat, die als Vertreter benannt werden.

Zudem kommt es – wiederum staatenspezifisch – auf die Dauer der Dienstleistung an. Auch die Fristen der Meldepflicht unterscheiden sich. Wer den Bestimmungen nicht nachkommt, riskiert Geldbußen und Arbeitsverbote.

Staaten wie Österreich, Belgien, Spanien und Italien kontrollieren bereits. Und Langhans berichtet von Fällen aus Frankreich, in denen Geschäftsreisende gezielt an Raststätten überprüft wurden – von einer speziellen „Entsendepolizei“.

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