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So organisiert die KfW-Bank ihr Travel Management

von Oliver Graue, 14.03.2018, 19:11

Die Bankengruppe macht ihre Reiserichtlinien zukunftsfit. Ziel ist es, mithilfe eines modernen Travel Managements auch zur Motivation der Mitarbeiter beizutragen.

Zentrale der KfW-Bankengruppe in Frankfurt.
Foto: KfW-Bildarchiv

Kann Travel Management auch ohne Richtlinien und stattdessen mit Mobilitätsbudgets funktionieren? Und wie wichtig ist eine größtmögliche Reisefreiheit für die Motivation der Mitarbeiter und damit für die Attraktivität des Arbeitgebers? Fragen wie diese stellt sich Dagmar Orths seit Längerem. „Das Arbeiten verändert sich“, sagt die Travel Managerin der KfW-Bankengruppe: „Der klassische Acht-Stunden-Büroalltag verschwindet mehr und mehr. Stattdessen arbeiten Beschäftigte von überall und zu flexiblen Zeiten. Dieser Entwicklung muss sich das Travel Management anpassen.“

Antworten fanden Orths und ihre Kollegin Sandy Großkopf bei einem Workshop, den DB Vertrieb Geschäftsreisen zuvor unter ihren Firmenkunden ausgeschrieben hatte. Die KfW konnte eine solche „Dialogwerkstatt“ für sich ergattern – mit dem Thema „Mitarbeitermotivation durch mehr Reisefreiheit“.

Reisende wollen Richtlinien

Dabei lautete das für Dagmar Orths überraschende Ergebnis einer Teilnehmerumfrage, dass die KfW-Mitarbeiter gar nicht an einer Aufweichung oder gar Streichung der Reiserichtlinien interessiert waren. „Sie wünschen sich ganz im Gegenteil klare und verständliche Regeln für ihre Dienstreisen“, sagt die Reiseexpertin. „Sie wollen wissen, was sie dürfen, was es kosten darf und was sie erstattet bekommen. Übrigens auch die Millennials, also die jungen Mitarbeiter.“

Für Orths folgt daraus, die „Reiserichtlinien grundlegend zu überarbeiten, verständlicher zu formulieren und vor allem zu verkürzen“. Denn bislang kommen die Regeln, die Teil eines Handbuchs sind, auf immerhin 65 Seiten – viel zu viel für Kollegen, die eben mal nachschlagen wollen. Doch die Überarbeitung allein reicht nicht. „Die Richtlinien müssen auch deutlich in der Online-Buchungssoftware abgebildet sein“, so die Travel Managerin. Auch über einen anderen Weg sollen sich Mitarbeiter möglicherweise künftig schnell informieren können: In ihrem neu eingerichteten Innovationslabor testet die KfW einen Chatbot, der einfache Fragen zu Dienstreisen beantworten könnte.

Für die Zukunft plant die Bankengruppe zwei weitere Vorhaben, die sich aus dem Workshop ergeben haben: zum einen die Entwicklung einer Mobilitätskarte, die sich für sämtliche Verkehrsmittel einsetzen lässt, zum anderen die Einführung einer Mobilitäts-App, über welche die Mitarbeiter ihre Dienstreisen managen können. Eine solche Anwendung soll früher gebuchte Reisen speichern und den Mitarbeitern bei Bedarf wieder vorschlagen können: „Das macht das Buchen einfacher.“

Beides jedoch ist Zukunftsmusik. „Priorität haben die Reiserichtlinien“, sagt Sandy Großkopf. Bei der Integration der Regeln ins Online-Buchungssystem plant die KfW eine weitere Neuerung, die Beschäftigte zu einem kostenbewussten Buchen verleiten soll: Automatisch erscheint jeweils der Durchschnitts- preis, für den die KfW-Mitarbeiter die entsprechende Strecke gebucht haben. Dies soll als „psychologische Schranke“ wirken und ist in den Augen von Orths eine „sanfte“ und daher effektivere Verschärfung der Richtlinien. Fest steht: „Die Veränderungsbereitschaft bei den KfW-Mitarbeitern ist hoch“, sagt die Travel Managerin – „ebenso wie das Denken abseits tradierter Maßstäbe.“ Das Thema Innovation hat sich die Bankengruppe seit einiger Zeit auf die Fahnen geschrieben. Noch stärker als bislang will sie auch im Travel Management auf die Wünsche der Reisenden eingehen. Für dieses Jahr plant Dagmar Orths eine großangelegte Befragung unter den knapp 6000 Beschäftigten, von denen sie mehr als 40 Prozent als klassische Vielreisende klassifiziert.

Wünsche der Reisenden

Travel Managerin Dagmar Orths
Foto: Privat

Zusätzlich wird sich das Travel Management auf den firmeninternen „Zukunftsmessen“. Zu den Projekten, die es noch 2018 umsetzen will, gehören auch die Einführung einer digitalen und mobilen Reisekostenabrechnung sowie die Beteiligung an Direct Connect.

Eine enorm große Rolle spielt bei der KfW das Thema Sicherheit. Das zeigt schon die Tatsache, dass das Mobilitätsmanagement, geleitet von Anke Brunsmann, und die In- und Auslandssicherheit einer gemeinsamen Abteilung angehören. Denn ob in den Irak, nach Afghanistan oder Südsudan: „Wir reisen dorthin, wo sonst keiner hinfliegt“, sagt Dagmar Orths. Gerade erst hat das Unternehmen ein Projekt zur Hotelsicherheit gestartet. Anhand einer Entscheidungshilfe „Hotelsicherheit“ sollen Mitarbeiter – beispielsweise örtliche Büroleiter – überprüfen können, wie es um das jeweilige Haus in Sachen Sicherheit bestellt ist. „Offizielle Zertifizierer gibt es in den von uns bereisten Regionen oft nicht“, sagt die Travel Managerin. Lediglich in den kritischsten Ländern nehmen KfW-Sicherheitsexperten die Bewertung selbst vor.

Für die Reiseländer hat die KfW ein eigenes Sicherheitsranking erstellt, bei dem diese in die Kategorien 1 bis 4 eingeteilt sind. Wer ein Land der Stufe 3 oder 4 bereisen will, muss sich zuvor durch das Sicherheitsmanagement der Bankengruppe beraten lassen. Dagmar Orths: „Echte No-Go-Staaten gibt es bei uns zwar nicht. Reisen in Risikoregionen sind aber für Mitarbeiter niemals verpflichtend.“

Die KfW-Bankengruppe in Kürze

Die KfW, 1948 als Kreditanstalt für Wiederaufbau gegründet, ist die weltweit größte nationale Förderbank. Sie gehört zu 80% dem Bund und zu 20% den Bundesländern. Am Hauptsitz Frankfurt arbeiten 2800 Beschäftigte, weltweit sind es 6000. Die Bank verfügt über 75 Außenbüros. Zu ihren Aufgaben gehört auch die finanzielle Förderung von Projekten in Entwicklungsländern.

Dagmar Orths (Foto) ist seit sieben Jahren fürs Travel Management verantwortlich. Das Team Mobilitätsmanagement leitet Anke Brunsmann. Die KfW verfügt über ein Implant von Westtours (LCC).

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