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So finden Sie das passende Reisebüro

von Martin Jürs, 09.10.2018, 10:54

Das Reisebüro um die Ecke oder ein internationaler Dienstleister? Transaction oder Management Fee? Lesen Sie, was bei der Wahl des richtigen Geschäftsreisebüro-Partners wichtig ist.

Der hiesige Business-Travel-Markt ist milliardenschwer: Allein im vergangenen Jahr gaben deutsche Unternehmen mehr als 52 Mrd. Euro für gut 187 Mio. Geschäftsreisen aus. Ein Großteil dieses Volumens fließt allerdings an den Reisebüros vorbei. So vereinen die Top Ten der hiesigen Travel Management Companies (TMCs) mit BCD Travel an der Spitze kaum 20 Prozent des gesamten Geschäftsreisevolumens auf sich.

Folgt man Ergebnissen der VDR-Geschäftsreiseanalyse aus dem vergangenen Jahr, dann nehmen immerhin 58 Prozent der Unternehmen mit zehn bis 500 Mitarbeitern bei der Organisation ihrer Dienstfahrten keinerlei Services von Geschäftsreisebüros in Anspruch. Und auch bei Unternehmen mit mehr als 500 Beschäftigten nutzen laut Geschäftsreiseverband mittlerweile nur noch 44 Prozent ein Reisebüro – 2008 lag dieser Anteil hier erst bei 14 Prozent.

Grund hierfür ist der wachsende Anteil von Online- und von Direktbuchungen. Besonders deutlich wird dies bei Bahnfahrten und Hotelübernachtungen. So verkaufen die Reisebüros nur noch drei Prozent aller beruflich genutzten Bahnfahrkarten, bei Hotelbuchungen sind es lediglich 1,6 Prozent.

Noch stark im Flug-Geschäft

Noch am stärksten mischen die Reisebüros bei den Flugbuchungen mit. Hier liegt ihr Anteil gemessen am Gesamtvolumen der beruflich bedingten Ticketkäufe bei immerhin 60 Prozent. Doch auch hier droht ein Bedeutungsverlust. Schließlich sind die Fluglinien emsig bemüht, den Anteil ihrer Direktbuchungen auszuweiten.

Trotzdem: Für den schon häufig gehörten Abgesang auf die Reisebüros dürfte es zu früh sein. Zumal die Business-Travel-Branche angesichts stetig zunehmender Vertriebskanäle sowie neuer Herausforderungen zum Beispiel im Bereich der Reisesicherheit immer komplexer wird. Ein Dienstleister, der hier für Durchblick und Orientierung sorgt, ist daher für Unternehmen, die für ihre geschäftliche Mobilität zum Teil Millionen ausgeben, durchaus sinnvoll.

Reisebüros sollen nicht nur Tickets ausstellen

„Reisebüros haben eine Berechtigung im Markt“, sagt dann auch Andreas Konkel, Travel Manager bei der Diehl-Stiftung in Nürnberg und Vorsitzender des Reisebüro-Fachausschusses im VDR. Zumal, wenn sie sich nicht nur auf die Ticketausstellung oder Fahrkartenbuchung konzentrierten, sondern auch noch andere Services anbieten würden.

Unternehmen, die ihre Geschäftsreisen nicht nur online oder direkt bei den einzelnen Leistungsträgern buchen, sondern nach wie vor die meiste Arbeit einem Dienstleister überlassen wollen, sollten bei der Auswahl des Reisebüro-Partners sorgfältig vorgehen. Es muss zum Unternehmen passen, so Andrea Zimmermann von der Unternehmensberatung btm4u. Schließlich hätten große Konzerne andere Ansprüche als der Mittelstand oder kleine Unternehmen. „Benötigte Leistungen müssen im Vorfeld klar mit dem Kunden erarbeitet werden“, empfiehlt Zimmermann. BizTravel nennt Punkte, auf die es bei der Anbieterauswahl ankommt:

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1. Art der Betreuung

Die Geschäftsreiseanbieter in Deutschland sind äußerst unterschiedlich aufgestellt. Die Zahl der Standorte unterscheidet sich stark. Vor allem Franchise-Systeme wie First Business Travel, die Lufthansa City Center, Derpart oder DER Business Travel sind heute noch in der Fläche vertreten. First zum Beispiel zählt etwa 70 Geschäftsreisebüros, bei LCC sind es gut 40 Business-Travel-Partner. Auch der hiesige Marktführer BCD Travel – weltweit immerhin die Nummer zwei – betreibt in Deutschland trotz Schließungen einiger Niederlassungen inklusive Lizenznehmer noch mehr als 30 Standorte.

Da ist auch die räumliche Nähe zum Kunden vielfach noch gegeben. Wer auf Ansprechpartner in der Region Wert legt, ist also bei einem solchen Dienstleister gut aufgehoben – wenn denn auch der übrige Service stimmt. Hinzu kommt, dass gerade bei Franchise-Büros mittelständische Firmen nicht wie bei den großen Ketten ein Kunde unter vielen sind, sondern hier vielleicht zu den Top-Fünf-Kunden zählen, wie Beraterin Zimmermann anmerkt. Das führt dann unter Umständen zu einer ganz anderen Wertschätzung.

Größere internationale Anbieter wie American Express Global Business Travel (GBT), CWT oder die kürzlich von GBT übernommene britische Hogg Robinson Group (HRG) sind mit dem Blick auf ihre Niederlassungen deutlich konzentrierter aufgestellt. Die Betreuung der Kunden muss darunter jedoch nicht leiden. Schließlich können den Unternehmen auf Wunsch auch feste Teams und Ansprechpartner in den überregionalen Business Travel Centern zugeordnet werden.

2. National oder international

Entscheidend für die Wahl des Reisebüro-Partners ist für Firmen auch die Struktur des eigenen Reiseaufkommens. Wie international sind die Reisenden unterwegs, oder konzentrieren sich die Dienstfahrten vor allem auf Deutschland? Die internationale Abdeckung mit eigenen Büros oder zumindest Franchisenehmern erfüllen vor allem die weltweit operierenden Ketten.

Amex GBT ist in fast 140 Ländern mit eigenen Niederlassungen oder zumindest Franchisenehmern vertreten. BCD Travel deckt mit seinen Services 109 Länder ab, und CWT ist eigenen Angaben zu Folge sogar in 150 Ländern präsent. Doch auch eher national orientierte Geschäftsreiseanbieter können ihren Kunden in der Regel ein internationales Netzwerk bieten, über die die Betreuung von Reisenden und Niederlassungen außerhalb Deutschlands gewährleistet ist. DER Business Travel arbeitet hier seit Jahresanfang mit GBT zusammen.

Die DER-Schwester Derpart Travel Service wiederum ist Mitglied im Radius-Verbund, einem Zusammenschluss von mehr als 110 Geschäftsreiseagenturen in über 70 Ländern. Die TUI-Tochter First arbeitet auf internationaler Ebene mit International Travel Partnership (ITP) zusammen. Dem Reisebüro-Verbund gehören Dienstleister in mehr als 50 Ländern an.

3. Alternative Start-up

Firmenkunden haben heute nicht mehr allein die Wahl zwischen großen internationalen Ketten und eher national orientierten Dienstleistern. Denn mittlerweile drängen auch immer mehr Start-ups in den Business-Travel-Markt. Zu den „jungen Wilden“ in der Geschäftsreisebranche zählen Unternehmen wie Voya, Lanes & Planes, der zu HRG gehörende Anbieter E-Wings oder Comtravo.

Sie alle zielen mit ihren online-basierten Services vor allem auf kleine und mittelständische Unternehmen mit vergleichsweise einfachen Reisemustern und -strukturen. Für die Hamburger Business-Travel-Beraterin Liane Feisel sind sie „gute Ergänzungen“ zum bestehenden Dienstleister-Angebot. Sie würden Lücken schließen und das in einer Geschwindigkeit, bei der die großen Reisebüro-Unternehmen aufgrund ihrer Komplexität oft nicht mithalten könnten, so die Inhaberin von Feisel Consulting.

Wobei die Onliner oft noch nicht die Service- und Betreuungstiefe bieten können wie die etablierten Anbieter. Eine ausgefeilte Kundenbetreuung gibt es meist nicht, wird aber oft auch nicht gewünscht. Hier gilt es also genau zu prüfen, welche Dienstleistungen benötige ich wirklich. Nicht täuschen lassen sollte man sich von den oft einfach strukturierten Entgelt-Modellen der Start-ups. „Günstig sind sie nicht unbedingt“, sagt Beraterin Zimmermann.

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4. Welches Entgelt-Modell?

in der Branche dominieren heute zwei Entgelt-Varianten: neben der Transaction Fee (TAF) noch die Management Fee. Die TAF orientiert sich an der einzelnen Buchung und sorgt dafür, dass die Reisekosten verursachergerecht zugeordnet werden können. Allerdings gilt es zu klären, welche Leistungen in einer solchen „Transaction“enthalten sind, rät Liane Feisel. Ist dies nicht klar definiert, kann es schnell teuer werden. Wenn es seitenlange Preislisten mit Zusatzleistungen gibt, für die am Ende extra gezahlt werden muss, sorgt dies eben nicht für die eigentlich angestrebte Transparenz, ergänzt Andrea Zimmermann.

Als Alternative kann die Management Fee dienen. Hier wird der Reisebüro-Service mit einem Pauschalbetrag abgedeckt. Allerdings gilt es auch hier zu klären, welche Leistungen letztlich enthalten sind. Schwankt das Reisevolumen stark, ist eine Management Fee schwer zu handhaben, so Beraterin Zimmermann. Schließlich wird auch sie auf Basis von Transaktionen und Umsatz ermittelt.

5. Innovative Technik

Geschäftsreisebüros sind heute längst mehr als bloße Fulfillment-Partner, die eine Fahrkarte buchen und ein Ticket ausstellen. Das Leistungs- und Produktportfolio reicht weit darüber hinaus, insbesondere auch im Bereich der Technik. Gerade erst hat CWT mit der Plattform „Consolidator“ ein neues Reisekosten-Analyse-Tool entwickelt. BCD Travel wiederum bietet zum Beispiel mit Trip Authorization ein automatisiertes Genehmigungsverfahren für Geschäftsreisen, bei dem Reisepläne identifiziert werden, die zum Beispiels aufgrund der Kosten oder des Ziels eine genauere Prüfung erfordern.

Schon Standard sind ausgefeilte Reportingsysteme, die valide Kennzahlen zu den Reiseausgaben des Unternehmens liefern. Zunehmend an Bedeutung gewinnen Systeme zum Traveller Tracking, wobei die Geschäftsreiseanbieter hier meist auf die Lösungen von Spezialisten zur Reisesicherheit zurückgreifen. Auch eine mobile Reise-App gehört heute zum Standard-Angebot, wobei es Unterschiede in den (Buchungs-)Funktionalitäten gibt. First Business Travel hat seine App um Online-Check-in, Bahnticket und Bordkarte erweitert. Zudem sind Kalender-Einträge hier direkt in die Anwendung integriert. Was genau gebraucht wird, gilt es im Vorfeld zwischen Firma und Dienstleister zu klären.

Zugriff auf ein breites Flugangebot

Unerlässlich, zumindest aus Sicht von Diehl-Manager Andreas Konkel, ist der Zugriff auf ein möglichst breites Flug-Angebot. Doch hier sieht Konkel bei den etablierten Anbietern oft eine zu große Fixierung auf die klassischen Reservierungssysteme, denen es angesichts der Vertriebspolitik der Fluggesellschaften jedoch zusehends schwerer fällt, eben dieses Komplettangebot zu liefern. Daher fordert Konkel mehr Aufgeschlossenheit der Geschäftsreiseanbieter gegenüber neuen Systemen und Datenformaten wie Direct Connect oder NDC. Andernfalls suchen sich die Firmen neue Partner, ist der Travel Manager sicher.

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