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So helfen Reisebüros den Unternehmen

von Oliver Graue, 12.03.2018, 19:05

Schutz und Hilfe bei Krisen und Katastrophen: Reisebüros halten für Firmenkunden etliche Angebote bereit. Sie sind meist modular aufgebaut.

Foto: Gettyimages

Terror, Krisen, Kriege und Katastrophen: Auch für die Geschäftsreisebüros hat sich die „Sicherheit auf Reisen“ zu einem der wichtigsten Themen entwickelt. „Diese Frage treibt uns um“, betont Christoph Zilt, Geschäftsleiter von First Business Travel. „Wir sehen es als wesentliche Aufgabe an, Firmen dabei zu unterstützen, ihre Fürsorgepflicht bestmöglich zu erfüllen.“

Speziell für seine Kunden hat First alle Punkte, die hier zu beachten sind, in einem Katalog zusammengestellt. Darin ist genau beschrieben, welche Maßnahmen Unternehmen vor, während und nach der Reise ergreifen sollten, um ihre Mitarbeiter zu schützen – vom Erarbeiten eines Risk Management über das sogenannte Travel Tracking bis zur konkreten Unterstützung in Notfällen.

Nicht nur Terror droht

Aber auch die anderen Reisebüroketten kümmern sich mehr denn je um die Sicherheit – nicht allein wegen des gewachsenen Terror-Risikos. „Das Thema wird heute oft mit der Gefahr von Anschlägen in Verbindung gebracht“, sagt Wolfgang Straßer, Chef von HRG Germany: „Die meisten Risiken sind jedoch immer noch im gesundheitlichen Bereich zu finden. Gleichzeitig spielen Naturgewalten wie Erdbeben und Wetterkatastrophen sowie vom Menschen herbeigeführten Probleme wie Streiks eine große Rolle.“

Immer mehr Unternehmen machen sich Gedanken darüber, wie sie der gesetzlichen Fürsorgepflicht für ihre Reisenden nachkommen können. Insgesamt sind die aktiven Firmen dennoch klar in der Minderheit. „Reisesicherheit ist ein immens wichtiges Thema“, sagt Andreas Schneider, Bereichsleiter Marketing & Sales bei DER Business Travel, „leider wird es in den Unternehmen noch viel zu oft unterschätzt.“ Dabei lauern Risiken längst überall, so HRG-Manager Straßer: „So etwas wie ein sicheres Land gibt es nicht mehr.“

Daher sollte keine Firma auf ein Travel Risk Management verzichten, das die wichtigsten Fragen für Reisevorbereitung und konkrete Notfälle klärt. Als nützlich hat es sich erwiesen, die bereisten Länder in unterschiedliche Risikoklassen einzuteilen. So geht zum Beispiel die KfW-Bankengruppe vor: Wer für einen Risikostaat der Kategorie 3 oder 4 buchen will, muss sich zuvor beraten lassen.

Push-Nachrichten aufs Handy

Aber auch diese Leistung wird von den Reisebüros übernommen. First Business Travel etwa sendet über ihre App First Mobile Traveller sowohl PDFs mit wichtigen Informationen als auch Push-Nachrichten zu sicherheitsrelevanten Themen des Reiselandes zu. HRG überwacht vom Zeitpunkt der Buchung an, ob Gefahren im Reiseverlauf auftreten, und informiert über seine Online-Reporting-Software Insight.

Als Partner vieler Reisebüroketten wie Derpart Travel Service (DTS), DER Business Travel und LCC fungiert in diesem Punkt der Dienstleister A3M. Mehr als 30 Redakteure überwachen in der Tübinger Zentrale pausenlos das Weltgeschehen. Sie lesen und filtern Nachrichten aus gut 500 verschiedenen Quellen, um daraus kurze Warnmeldungen zusammenzustellen. Via A3M geben DTS und DER ihren Kunden sofortigen Zugriff auf alle sicherheitsrelevanten Ereignisse weltweit, verschicken Warnhinweise in Form sogenannter Travel Alerts und machen eine Ortung des Reisenden im Notfall möglich.

Für Risikoanalysen arbeitet DER Business Travel mit Corporate Trust zusammen; DTS kooperiert mit Litehouse Consulting, Informationen über die Lage in den Destinationen erhalten Firmen zusätzlich über die Newsletter des deutschen Auswärtigen Amtes, des Außenministeriums in Österreich oder das Eidgenössische Departement für auswärtige Angelegenheiten.

24/7-Hilfe und Lokalisierung

Spezialisiert sich A3M auf die Lieferung der Vorabinformationen, sind andere Reisebüro-Partner dann aktiv, wenn es unterwegs zu einem Problem kommt: International SOS etwa bietet Leistungen wie eine 24/7-Hotline mit entsprechenden Hilfen (Assistance), Überweisungen an Ärzte und Krankenhäuser, erforderliche Kautionsübernahmen und die Evakuierung und Rückholung im Notfall. Der Anbieter Trisavo wiederum offeriert über Partner wie First Business Travel und DTS 24/7-Hilfe und -Monitoring, warnt vor aktuellen Gefahren, verschickt Länderinformationen vor Reiseantritt, betreut medizinisch, gibt Präventionstraining und hilft, ein Krisen und Notfallmanagement im Unternehmen aufzubauen.

Wesentliche Elemente des Travel Risk Management sind die Lokalisierung der Reisenden (Travel Tracking) und die Kontaktaufnahme mit ihnen im Fall des Falles. Zuverlässigste Quelle bleibt hier das klassische Reporting , anhand dessen sich Reiseziel und Dauer ermitteln lassen. Voraussetzung ist allerdings, dass die Mitarbeiter über die vorgeschriebenen Kanäle buchen – nur dann ist das Reporting vollständig.

Alternativen sind die Lokalisierung des Mobiltelefons und – bei Netzausfällen – via GPS-Tracking. Beides allerdings ist mitbestimmungspflichtig. In der Regel bieten die Reisebüroketten die Lokalisierung als Teil ihrer Software, einer App und als eigenständige, erweiterbare Module an. Beispiele sind das Tool „Secure“ von DER Business Travel, das DTS Travel Risk Management, der LCC Travel Alert, HRS Insight, der First Mobile Traveller oder das CWT-Paket Safety & Security. Bei DTS gehören dazu Elemente wie ein Länderinformationsportal mit Tipps zur Gesundheitsvorsorge und zu bestehenden Warnungen, das Global Monitoring Tool (A3M) mit aktuellen Sicherheitsinformationen und der Reisendenortung (Traveller Tracking) sowie schließlich die Assistance in Notfällen.

Vorsorgen günstiger

Zwar ist sich eine wachsende Zahl an Unternehmen ihrer Fürsorgepflicht gegenüber den Reisenden bewusst. Doch gerade in Deutschland schlägt sich dies nicht immer in einer wirklich flächendeckenden Umsetzung eines Risikomanagements nieder. HRG-Manager Straßer spricht davon, dass Firmen hierzulande „sehr stark auf den selbstständigen und verantwortungsvollen Mitarbeiter“ setzten. Kommt es tatsächlich zum Notfall und die Firma hat nicht vorgesorgt, drohen sowohl juristische Probleme als auch Schmerzensgeld und monatelange Ausfälle wichtiger Mitarbeiter.

„Die Kosten etwa für ein automatisches Tracking Tool dürften da weitaus niedriger sein“, sagt LCC-Geschäftsführer Andi-Julian Leta. „In den Produktionshallen von Unternehmen ist die Sicherheit meist sehr genau geregelt“, sagt auch Martin Becker, Travel Manager bei Dräxlmaier, „für Geschäftsreisende in Krisenregionen aber nicht.“ Der bayerische Automobilzuliefer hat sich daher ein umfassendes Sicherheitskonzept verordnet.

Um Rechtssicherheit und einheitliche Prozesse zu gewähren, sollte das Thema Reisesicherheit Eingang in die Reiserichtlinie finden. Zuständige und Ansprechpartner können darin ebenso geregelt werden wie Impfvorschriften, die Nutzung von Länderdatenbanken und die Risiko-Clusterung der Länder. A und O ist immer ein ausreichender Krankenversicherungschutz: Anbieter, die auf Geschäftsreise spezialisiert sind, verbinden diesen in aller Regel mit Assistance-Leistungen. Somit können Reisende direkt telefonisch Notfallhilfe in Anspruch nehmen

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