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VDR-Zukunftsstudie (0)

Travel Management wird zur Datendrehscheibe

von Martin Jürs, 07.08.2018, 11:02

Die Arbeit der Geschäftsreiseplaner ändert sich radikal. Wer hier nicht mitzieht, bleibt auf der Strecke, warnt der VDR und zeigt die Trends der Zukunft auf.

Foto: Getty Images

Wechselt der Verband Deutsches Reisemanagement (VDR) seinen Namen? Ausgeschlossen ist das nicht. Eine Arbeitsgruppe befasst sich unter anderem genau mit dieser Frage. Grund ist nicht, dass man die hiesige Interessenvertretung der Travel Manager zu leicht mit dem Verband der Restauratoren oder dem Verband Deutscher Reeder – die ebenfalls unter dem Kürzel VDR firmieren – verwechselt. Grund ist das sich wandelnde Aufgabenfeld, mit dem sich Travel Manager konfrontiert sehen.

Folgt man einer Studie, die der VDR gemeinsam mit dem Fraunhofer-Institut für Materialfluss und Logistik zur Entwicklung der geschäftlichen Mobilität erhoben hat, dann spielen sich diese Veränderungen vor allem in den Feldern Technik, Reise- und Mobilitätsformen ab – aber auch bei den Einstellungen der Geschäftsreisenden selbst.

Technik treibt den Wandel

Gerade dem technischen Wandel müsse man sich stellen, appelliert VDR-Präsident Dirk Gerdom an seine Kollegen. „Darauf müssen wir unsere Arbeit ausrichten“, forderte der SAP-Einkäufer, „andernfalls werden wir obsolet.“ Dabei geht es laut Studie unter anderem um die noch stärkere Einbindung mobiler Endgeräte in den Reiseprozess. Dadurch sollen die Mitarbeiter gezielter als bislang Reise- Informationen in Echtzeit erhalten.

Das Erzeugen und Bereitstellen von Reisedaten bedeutet aber nicht nur für die Reisenden einen Mehrwert. Für das Travel Management entstehen ebenfalls neue Möglichkeiten. So lassen sich mit Hilfe von höherwertigen Daten die eigenen Prozesse zum Beispiel im Einkauf verbessern – was letztlich zu niedrigeren Kosten führt. Das Travel Management werde zur Datendrehscheibe, so die Studie

Im Jahr 2025 werden sich laut Studie zudem automatisierte Buchungs- und Abrechnungsprozesse fest etabliert haben. Auch neue virtuelle Bezahlmodelle gehören dann wie selbstverständlich zum Alltag, so die Prognose.

Neben technischen Entwicklungen treiben neue Reiseoptionen die Veränderungen im Reiseprozess voran. Die Studienteilnehmer gehen davon aus, dass individuelle Mobilitätslösungen, Sharing-Angebote und multimodale Planungsinstrumente stark an Bedeutung gewinnen werden. Auf all diese Entwicklungen müssen Travel Manager reagieren, sie müssen Reiserichtlinien und -programme anpassen und sich digitales Wissen aneignen.

Doch nicht nur technische Innovationen und neue Mobilitätsoptionen erweisen sich als Treiber der Veränderung. Hinzu kommt der Reisende selbst. „Es wird ein neues Zusammenspiel von Travel Managern und Reisenden geben“, sagt Isabella Geis, Projektleiterin der Studie beim Fraunhofer-Institut. Mehr Individualität und Flexibilität bestimmen die Reiseplanung. Allerdings wird es auch 2025 einen Rahmen geben, in dem sich die Reisenden bewegen (müssen) – allein schon aufgrund von Sicherheitsaspekten.

Grenzen des Sparens erreicht

Sich künftig nur als Sparkommissar zu profilieren reicht für Travel Manager jedenfalls nicht mehr aus. Zwar bleibt das Thema Kosten wichtig, doch gewinnen andere Bereiche an Relevanz. Gleichzeitig ist aber auch das Einsparungspotenzial vielfach ausgereizt. Laut einer Umfrage von Amex GBT sind heute 55% der Travel Manager in Deutschland und Europa davon überzeugt, die Kosten bis an ihre Grenzen optimiert zu haben. Vor einem waren erst 48% der Befragten dieser Ansicht. „Wir müssen neue Kompetenzen aufbauen“, fordert daher Dirk Gerdom. Und das rechtfertigt dann unter Umständen auch einen neuen Verbandsnamen.

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In Kürze: Wichtiges aus der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2018

Die Zahl der Geschäftsreisenden in Deutschland geht zurück. Im vergangenen Jahr schickten die hiesigen Unternehmer insgesamt 11,2 Mio. Mitarbeiter beruflich auf Reisen. Das sind immerhin 1,5 Prozent weniger als noch im Jahr zuvor. Das ist eines der zentralen Ergebnisse der VDR-Geschäftsreiseanalyse 2018. Die umfassende Erhebung des Geschäftsreiseverbandes zeigt auch, das die Belastung für den einzelnen Reisenden steigt: Denn die Anzahl der Dienstfahrten ist – anders als die der Business Traveller – 2017 im Vergleich zum Vorjahr um 2,3 Prozent auf mittlerweile 187,5 Mio. gestiegen. Der Großteil dieser Reisen – 165,9 Mio. – wurden dabei im Inland durchgeführt.

Die Ausgaben für Geschäftsreisen legten dabei nur moderat zu. Sie stiegen im vergangenen Jahr von 51,6 Mrd. Euro um 1,7 Prozent auf 52,5 Mrd. Euro. Damit bewegt sich die Kostensteigerung in Höhe der Inflationsrate von 1,8 Prozent – klarer Beleg für anhaltend hohe Kostenbewusstsein der Unternehmen im Bereich der geschäftlichen Mobilität. Die in der jüngsten Vergangenheit gern beschworene „Traveller Centricity“, also die wachsende Orientierung des Travel Managements an den Bedürfnissen der Reisenden, zeigt sich zumindest nicht in überproportional steigenden Reiseausgaben.

Größter Kostenblock bei den Geschäftsreiseausgaben sind laut VDR-Analyse mittlerweile die Hotelkosten – obwohl die Gesamtzahl der Übernachtungen 2017 um insgesamt 1,8 Mio. auf noch 72,5 Mio. Übernachtungen zurückgegangen ist. So gaben deutsche Unternehmen für die Übernachtungen ihrer Mitarbeiter 14,7 Mrd. Euro aus. Das entspricht einem Anteil an den Gesamtkosten von 28 Prozent. An Position zwei folgt der Flugsekt mit Ausgaben in Höhe von 11,1 Mrd. Euro und einen Gesamtkostenanteil von 21 Prozent. Drittgrößter Kostenblock sind die Ausgaben für die Bahn: Hier lagen die Ausgaben bei 9,9 Mrd. Euro, was einem Anteil von 19 Prozent entspricht.

Das Kostenbewusstsein im Mittelstand ist dabei ausgeprägter als bei Großunternehmen – zumindest wenn man die Wahl der Hotelkategorie als Maßstab nimmt. So entfallen bei Firmen mit zehn bis maximal 250 Mitarbeitern 68 Prozent der Buchungen auf Häuser aus dem Drei-Sterne-Segment. Bei Unternehmen mit mehr als 1500 Beschäftigten liegt dieser Anteil bei 54 Prozent. Die Buchungen im Bereich der Vier- oder gar Fünf-Sterne-Hotels liegt bei ihnen dagegen deutlich höher als bei den KMU.

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